ERP (Enterprise Resource Planning) is een informatiesysteem dat de verschillende kernfuncties van het bedrijf, zoals productie, klantrelatiebeheer en facturering, in één systeem combineert.

Dankzij het gemeenschappelijke programma zijn alle procesgegevens op één plek te vinden, waardoor het werk efficiënter, winstgevender en gemakkelijker kan worden gedaan, zonder dubbelklikken en onnodige gegevensoverdrachten.

Het productieproces van een deskundig bedrijf omvat projecten en het verpakken van knowhow in diensten die de klant ten goede komen. Hoe ziet het ERP-systeem van een deskundig bedrijf eruit als er in plaats van concrete producten tijd en knowhow worden geproduceerd en verkocht?

Het antwoord op de ERP-behoeften van een deskundig bedrijf is het PSA-systeem.

Inhoud

Inhoudsopgave

Wat is een PSA-systeem?

Een PSA-systeem (Professional Services Automation) is een ERP-systeem voor gespecialiseerde bedrijven waarmee u de gehele project supply chain met één tool beheert.

Omdat het een speciaal voor gespecialiseerde bedrijven ontwikkelde tool is, speelt het PSA-systeem gericht in op de eisen van service providers.

In plaats van voorraadbeheer vind je in het systeem een tool voor personeel en projectresourcing, in plaats van productiecontrole en supply chain management vind je een effectieve tijdregistratie, waardoor je de gewerkte uren direct kunt invoeren in de facturering voor je klanten.

Het PSA-systeem is een slimme oplossing, aangezien je een systeem krijgt, dat bij het ontwerp, de implementatie en de ontwikkeling rekening houdt met de behoeften en speciale kenmerken van de branche.

De belangrijkste functionaliteiten in het PSA-systeem zijn:

  • Klantrelatiebeheer (CRM)
  • Projectmanagement
  • Resourcing
  • Tijdregistratie
  • Facturering en integratie in de boekhouding
  • Rapportage

Hoe kan een deskundig bedrijf profiteren van een ERP-systeem

Waarom zou een deskundig bedrijf één systeem moeten gebruiken om alle activiteiten te begeleiden en te stroomlijnen? Veel bedrijven maken gebruik van verschillende tools voor projectmanagement die informatie min of meer succesvol met elkaar synchroniseren.

In het beste geval – of eerder gezegd in het slechtste geval – kan een deskundig bedrijf meer dan tien verschillende systemen hebben voor verschillende doeleinden – CRM als klantendatabase, een projectmanagementtool voor resourcing en taakbeheer, aparte takenlijst of kanban-tool voor het delen van taakkaarten tussen teams, een tijdsmanagementsysteem voor de urenregistratie, een financieel beheerprogramma voor facturering en ga zo maar door…

Met een PSA-systeem krijgt u alle functies en informatie centraal op één plek. Het nut hiervan lijkt ons duidelijk.

1. U logt in en voert gegevens op één plek in

Minder vergeten wachtwoorden, minder gedoe. Alle functies zitten gemakkelijk achter een enkele login, en je medewerkers hoeven niet te onthouden welk systeem ze voor welke specifieke functie moeten gebruiken. Zo blijft ook de gebruiksroutine in de vingers. Want wat is er vervelender dan telkens opnieuw de logica van een systeem te moeten leren, omdat je het maar één keer per maand gebruikt? In het ERP-systeem van een deskundig bedrijf registreer je alle informatie op gebruikersniveau één keer op één plek. Daarna is de informatie beschikbaar voor alle teams.

2. Elke medewerker heeft toegang tot klantgegevens

Wij vinden dat iedere medewerker toegang moet hebben tot het CRM. Discussies, afspraken en contacten met de klant zijn informatie die niet alleen waardevol is voor de sales, maar ook voor de klantenservice, marketing en productie en niet te vergeten de facturatie. Transparantie vermindert de vorming van silo’s en creëert een uniform klantpad dat de klantervaring verbetert.

3. Iedereen weet wat er speelt in het bedrijf

Een ERP-systeem maakt het gemakkelijker om in de hele organisatie verbeterpunten te ontdekken wanneer de rapporten duidelijk aantonen hoeveel werk er in welke functie kruipt en wat het meeste oplevert. De leidinggevende is op de hoogte van wat er speelt in de verschillende teams en tegelijkertijd is de interne communicatie gemakkelijker. Die transparantie straalt uiteindelijk af naar de klant en schept een betere klantervaring.

4. Je monitort de rentabiliteit van de klant al in de verkoopfase

In de deskundigensector kan een verkoper enkele tientallen uren tijd met de klant doorbrengen voordat een contract wordt ondertekend. Alle tijd die wordt besteed, heeft invloed op de werkelijke rentabiliteit van het uiteindelijke werk of project, dus moet die worden geregistreerd. Met een ERP gaat dit moeiteloos. Bovendien kunt u al in de verkoopfase een projectplan maken op basis van het contract.

5. U anticipeert al in de verkoopfase op het gebruik van resources

Als het team dat de projecten uitvoert (bijvoorbeeld ads en copywriters bij een reclamebureau) een ander is dan de sales, is het waardevol om realtime informatie te hebben over het aantal sales cases en de kans op binnenhalen. Zo kan het projectteam anticiperen op wat er gaande is en al op een slimme manier experts inzetten voor de lopende projecten.

6. Garandeer een regelmatige logging

Het loggen moet eerst en vooral eenvoudig zijn, anders komt er niets van. Als de gebruikslogica van het systeem eenvoudige logging mogelijk maakt, onafhankelijk van tijd en plaats, zullen werknemers hun uren en onkosten onmiddellijk registreren. Dit verbetert op zijn beurt de betrouwbaarheid van alle parameters en facturering.

7. Hou je projecten binnen budget

In een ERP-systeem zie je de mate van gereedheid van het werk en weet je bij het registreren van je uren al hoeveel van de afgesproken tijd nog beschikbaar is. Elke medewerker is op de hoogte van zijn eigen gebudgetteerde uren, maar ook van de teambudgetten, zodat het team kan samenwerken om binnen budget te blijven.

8. Je volgt en meet de juiste dingen, altijd in realtime

In deskundige bedrijven wordt operationeel werk gemeten, bijv. marge, bezettingsgraad, factureringspercentage en gemiddeld uurtarief. In een ERP-systeem worden deze eenvoudig gerapporteerd, aangezien de informatie wordt verzameld tijdens het werk. Werknemers kunnen hun eigen statistieken volgen en de impact van hun werk op het resultaat begrijpen. Het is toch veel motiverender om parameters te monitoren waarop je zelf invloed kunt uitoefenen en waarvan je meteen de impact opmerkt.

9. Het systeem groeit mee op het ritme van het bedrijf

De ERP-systemen van een deskundig bedrijf zijn flexibel en licht en komen zelfs tegemoet aan de noden van een bescheiden MKB. Personeel toevoegen is eenvoudig, dus het systeem schaalt mee op naarmate het bedrijf groeit en vormt op die manier een duurzame ondersteuning en beveiliging. Alle gegevens worden in het systeem opgeslagen en ondersteunen je operaties voor jaren.

Maar welke functies biedt ERP voor een deskundig bedrijf en hoe gebruik ik deze om mijn activiteiten te stroomlijnen? Blijf vooral verder lezen, we zullen zo meteen alle belangrijke functionaliteiten van het ERP-systeem doornemen!

CRM-systeem – leid sales en klanten

Een CRM-systeem dat de behoeften van deskundige en projectbedrijven begrijpt, helpt bij het volgen, voorspellen en rapporteren van de sales. Een effectief CRM geeft meer informatie over de klant dan alleen contactgegevens. Het helpt je om een ​​betere klantenservice te bieden, diepere en langdurige klantrelaties op te bouwen en meer resultaten te behalen met zowel het werven van nieuwe klanten als extra verkoop. Op basis van de klantgeschiedenis kun je je verdiepen in klantrelaties en kun je elke klant precies de juiste soort aanvullende diensten bieden.

CRM is een geweldige tool om je sales te ondersteunen. In het systeem creëer je met een paar klikken een offerte voor een klant op basis van de projectplannen. Je beheert de volledige verkooppijplijn in één overzicht en volgens je eigen behoeften. Je kunt gemakkelijk zien waar de verkoop stagneert en voor welke fases je extra resources nodig hebt.

Eerdere klantgesprekken, aangeboden en opgeleverde projecten, facturen en klantspecifieke rentabiliteit kun je eenvoudig vastleggen en opzoeken in het systeem. Met CRM heeft u altijd een volledig beeld van de klant en kunt u anticiperen op waar de verkoop zich zal ontwikkelen en hoe dit van invloed zal zijn op resourcing, facturering en inkomsten.

Met behulp van CRM uit het ERP-systeem combineer je projecten en klantrelatiebeheer

Een van de belangrijkste voordelen van CRM is het gebruik van informatie over klanten en eerdere projecten voor toekomstige projecten. Op basis van voltooide projecten en je factureringsgeschiedenis kun je het gemakkelijkst een realistische inschatting maken voor een nieuwe projectplanning, urenbudgettering en prijsstelling. Bovendien helpt de bestaande informatie om een ​​concurrerend en winstgevend prijsmodel te creëren. Indien nodig kun je de informatie flexibel bewerken of klantspecifieke prijslijsten maken die altijd binnen handbereik zijn bij het opmaken van nieuwe bestellingen

Projectmanagementprogramma –
zet alle projecten centraal op één plek op

Het projectmanagement software maakt deel uit van de uitgebreide ERP van een deskundig bedrijf. Het programma brengt alle projecten van een deskundig bedrijf samen op één plek – dat vergemakkelijkt het werk van elk teamlid en het maakt de processen transparant. Wanneer alle projectinformatie in één systeem te vinden is, groeien zowel de productiviteit van de medewerkers als de rentabiliteit van het bedrijf.

Met behulp van het projectmanagement software stuur je projecten aan: je plant, stelt doelen, legt informatie vast en bewaakt en rapporteert over zaken die relevant zijn voor het project. Met behulp van projectmanagement maakt u een planning voor uw project en verdeelt u deze in kleinere gebieden en taken die u gemakkelijk kunt opvolgen. De tool maakt het werk ook gemakkelijker voor werknemers, omdat elk teamlid op de hoogte is van alle belangrijke taken en planningen. Het programma stuurt het werk en zorgt ervoor dat de werktijd die aan projecten wordt besteed altijd correct en regelmatig wordt geregistreerd.

Wanneer projectmanagement deel uitmaakt van een uitgebreid ERP-systeem, wordt alle informatie die nodig is voor de taak slechts één keer geregistreerd en gebruik je deze automatisch in verschillende stadia van het project. Op deze manier zijn resources, klant- en factuurinformatie altijd gemakkelijk toegankelijk.
Wanneer je ook nog je tijdsregistratie aan hetzelfde systeem toevoegt, ben je altijd op de hoogte van de vordering, de facturering en de rentabiliteit van het project. Het eindresultaat is een sneller en nauwkeuriger proces en een winstgevender project.

Lees ook: Handleiding voor projectbeheer – Hoe maak je projectbeheer eenvoudig

Effectief projectmanagement heeft ook invloed op de klantervaring, omdat projecten betrouwbaarder en efficiënter aan klanten worden opgeleverd. Bovendien worden afgesproken vaste posten, uren of onkosten dankzij het geautomatiseerde facturatieproces zeker gefactureerd. Met behulp van projectrapportage bewaak je de rentabiliteit van je projecten en gebruik je de verzamelde informatie ook om toekomstige projecten te plannen.

Tijdregistratie en reiskosten – profiteer automatisch van tijdschrijven voor facturering en salarisadministratie

Het registreren van informatie moet voor de medewerkers gemakkelijk en snel zijn. Dan zullen ze ook elk uur en elke uitgave correct en dagelijks registreren. Het wordt nog gemakkelijker wanneer je uren registreert en de tijd monitort in hetzelfde systeem als waar de projecten en taken zijn.

Het vastleggen van gewerkte uren is belangrijk omdat veel indicatoren en parameters direct gebaseerd zijn op de (factureerbare) gewerkte uren van medewerkers. Met behulp van de tijdsregistratie volg je bijvoorbeeld de productiviteit van medewerkers, het factureringspercentage van het bedrijf en tijd die is besteed aan projecten. Vooral tijdsregistratie is bijzonder nauw gerelateerd aan projectbewaking. Wanneer uren altijd correct en op tijd worden geregistreerd, blijft de projectresourcing up-to-date en worden ook alle gewerkte uren aan de klant gefactureerd. Dit heeft in het beste geval een positief effect op uw factureringspercentage.

Haal uurrapporten en projectuitgaven rechtstreeks op voor de salarisadministratie

In een ERP-systeem voer je klant-, project-, tijd- en factuurgegevens slechts één keer in en benut je deze automatisch in andere fasen van het proces. Op deze manier is informatie altijd gemakkelijk toegankelijk, waardoor kostbare werktijd wordt bespaard, fouten bij boekingen worden verminderd en facturering en rapportage aanzienlijk worden versneld.

Automatisch gegenereerde uurrapportages voor projecten bevatten bijvoorbeeld informatie over de tijdsregistratie en afwezigheden van medewerkers. Je kunt rapporten in de salarisadministratie gebruiken en de nodige informatie verstrekken zonder dat je ze nog eens apart moet ophalen. Indien gewenst kan een leidinggevende of projectmanager de geregistreerde uren goedkeuren voordat ze gefactureerd worden.

Het bijhouden van uren en flextijd in het ERP-systeem gaat moeiteloos voor zowel de medewerker als de leidinggevende. Het systeem biedt medewerkers ook een eenvoudige manier om projectkosten, zoals reiskosten, vast te leggen. Elke registratie betekent een nauwkeurigere facturering en monitoring, en daardoor een betere productiviteit.

Resourcing van projecten – wijs eenvoudig taken toe aan het hele team

Bij het evalueren van een projectbedrijf is het belangrijk om een ​​algemeen beeld te krijgen van de resources over een bepaalde periode. Met een ERP-systeem coördineer je eenvoudig medewerkers en meerdere projecten. Je ziet meteen of de resourcing van de teams in orde is of dat er meer hulp nodig is voor een project. Hierdoor kun je anticiperen op mogelijke toekomstige uitdagingen en hierop tijdig en correct reageren.

Bij deskundig werk zijn verandering en hectiek bekende uitdagingen. Het totaaloverzicht van de resources en hun toewijzing van het ERP-systeem maakt de taakverdeling gemakkelijk voor de projectmanager. Aanpasbare en persoonlijke takenlijsten ondersteunen bij het focussen op de belangrijkste taken. De bezettingsgraad van experts verbetert wanneer ze hun toekomstige taken kennen en de verwachtingen en beperkingen die ermee verbonden zijn.

“Resource het werk van het hele bedrijf of concentreer je op individuele projecten – in het systeem kunnen beide gemakkelijk worden beheerd.”

Gebruik resources op het hoogste niveau en geef je projectteam de vrijheid om te slagen

Met het ERP-systeem kun je resourcing doen op het hoogste niveau, waardoor je een goed overzicht hebt van de resourcing- en bezettingsgraad. Resourcing op het hoogste niveau betekent het reserveren van mensen voor specifieke projecten en dagen, waardoor elke werknemer de vrijheid heeft om zijn eigen werkdag te plannen.

Te krappe resourcing leidt vaak tot wijzigingen, levert een enorme hoeveelheid administratief werk op en kost veel tijd van de projectmanager. Met andere woorden, resourcing op het hoogste niveau geeft projectteamleden verantwoordelijkheid en vrijheid om hun eigen werk te beheren, maakt onnodige tijd vrij voor administratief werk en vermindert het risico dat in het ergste geval het hele project crasht.

Het is belangrijk voor de projectmanager om te weten welke middelen beschikbaar zijn en welke planning garanties biedt dat het werk van de klant zal worden afgerond. Verzamel alle dagelijkse routines in het systeem, of ze nu verband houden met vergaderingen, taken of ziekte en vakanties. Deel en synchroniseer agenda’s met het team om het delen van gegevens en succesvolle resourcing te ondersteunen. Zo ben je altijd op de hoogte van de huidige situatie van de projecten en zie je de prognoses van de mate van voltooiing van de projecten tot ver in de toekomst.

Nauwkeurige taakgebaseerde resourcing helpt de werknemer

Na resourcing op het hoogste niveau kan de medewerker het ERP-systeem gebruiken om een ​​nauwkeurige dagelijkse kalender te plannen. Zodra elk project, deel van een project en taak in het systeem te vinden is, is het eenvoudig om dagen te plannen en in te roosteren

Dankzij resourcing kunt u de rentabiliteit monitoren

Resourcing en daaraan gerelateerde uurrapportages helpen ook om de rentabiliteit en factureringspercentages bij te houden. Iedereen die deskundig werk doet, moet duidelijke doelen hebben met betrekking tot factureringspercentages en rentabiliteit. Om doelen te bereiken, moeten ze gemakkelijk te volgen, te meten en te bereiken zijn. Wanneer uren eenvoudig te registreren zijn en de informatie altijd up-to-date is, kan de medewerker zich concentreren op het klaren van de klus en het behalen van zijn doelen

Projecten factureren –
automatisch factureren op basis van ingevoerde data

Met een ERP-systeem vereist facturering geen handmatig werk, zoals het zoeken naar en het verzamelen van klant- en uurgegevens uit verschillende bronnen. Het systeem verzamelt en combineert automatisch alle informatie over project-ID’s, klanten, uren, vaste vergoedingen en onkosten op een factuur met een enkele klik.

Profiteer van klant- en projectspecifieke prijslijsten

Het ERP-systeem houdt ook rekening met verschillende prijscriteria, dus je kunt vaste fase- of projectspecifieke prijzen voor projecten definiëren, of een prijslijst op uurbasis afspreken. Indien nodig creëer je ook verschillende uurtarieven voor klanten en medewerkers. Te bewaren en herbruikbare project- en klantspecifieke prijslijsten verminderen het risico op factureringsfouten en houden tijd vrij voor productief werk.

Het systeem verbetert ook de facturatieomzet, aangezien facturen regelmatig en zo snel mogelijk kunnen worden verzonden. Je kunt bijvoorbeeld projectmanagers machtigen om facturen te maken voor hun eigen projecten, omdat zij het beste weten welke posten wanneer gefactureerd kunnen worden. Facturering kan ook geautomatiseerd worden om volgens een gewenste cyclus te herhalen, zodat je bijvoorbeeld maandelijks automatisch facturen naar specifieke klanten kunt sturen.

ERP-systeem geïntegreerd in financieel beheer

Een financieel managementsysteem dat de projectactiviteiten begrijpt, verbetert het algemene beeld van de status van het bedrijf en vergroot de beheersbaarheid. Aangezien facturen, reisfacturen, uren en projecten rechtstreeks naar de boekhouding gaan, worden de boekhoud- en administratieprocessen gestroomlijnd. Indien nodig kan het ERP-systeem worden geïntegreerd in het financiële beheersysteem, zodat projectinformatie ook beschikbaar komt voor het salarisbeheer. Klant- en factuurgegevens worden altijd opgeslagen en zijn klaar voor gebruik over de teamgrenzen heen.

Rapportage en prognoses –
leid het bedrijf in de goede richting door middel van realtime rapportage

Met de rapportagemogelijkheden van het ERP-systeem bewaak en analyseer je de bedrijfssituatie in realtime, bijv. op vlak van verkoop, gebruik van resources, ontwikkeling van projecten of omzet. ERP-systeemrapporten en sleutelindicatoren kunnen precies op uw bedrijf worden afgestemd. Aanpasbare, deelbare en up-to-date rapporten zorgen ervoor dat jij je bedrijf in de goede richting stuurt en uw besluitvorming altijd op gegevens baseert.

Beheer projecten met rapporten

Projectrapportage geeft u een up-to-date overzicht van de voortgang en rentabiliteit van projecten. Dit helpt je te beoordelen of de projecten op schema en binnen het budget blijven. Kennis van de uren die aan eerdere projecten zijn besteed, helpt bij het plannen van toekomstige serviceproductie en het doen van meer winstgevende aanbiedingen.

In projectrapportage kun je bijvoorbeeld winstgevendheid van klanten en projecten, evenals de gemiddelde uurtarieven, bezettingsgraad en efficiëntie van medewerkers opvolgen. Door de reeds gewerkte en voltooide uren aan het project te vergelijken met wat je aanvankelijk had ingeschat met het projectplan, kun je direct zien hoe goed je erin bent geslaagd om te resourcen. Het bijhouden van de werkdruk per medewerker en team ondersteunt de sales en de veerkracht van medewerkers. Met rapportages beheer je dus niet alleen projecten, maar evolueer je ook constant naar een betere projectmanager.

Dankzij verkoopprognoses concentreer je je op de essentie

Om het verkoopbeheer te ondersteunen, heb je weer informatie nodig over het aanbodportfolio van het bedrijf, toekomstige verkopen, verkoopprestaties en klantspecifieke rentabiliteit. De veelzijdige rentabiliteitsrapporten van het ERP-systeem helpen nieuwe leads in de goede richting te sturen. Houd de verkooppijplijn bij en verzamel rapporten over de waarde van de gemiddelde winkels, de verkoopsnelheid en het hitpercentage van verkopers. Als je weet wat winstgevend is en wat niet, weet je hoe jij je verkoopbelangen op de juiste dingen kunt richten.

Als je weet wat er nu en in de toekomst gebeurt, is het gemakkelijker om te anticiperen. Met rapportage en prognoses vermijd je de grootste struikelblokken, reageer je snel op uitdagingen en krijg je de juiste methoden om het gewenste resultaat te bereiken.

Als je het volledige leveringsproces als geheel in één systeem bekijkt, kun je potentiële knelpunten en behoeften voor bedrijfsontwikkeling gemakkelijker identificeren. Hierdoor kun je problemen effectiever oplossen.

“Profiteer nog breder van het ERP-systeem door het te integreren in je financieel beheer.”

Kies het juiste ERP/PSA

Als de keuze eenmaal gemaakt is om een ​​ERP-systeem aan te schaffen of te upgraden, rest enkel de moeilijke keuze: welk systeem gaan we implementeren? Als je slim bent, breng je bij het kiezen van een systeem in ieder geval een paar concurrerende opties in kaart. Er zijn aanzienlijke verschillen in systeemfuncties, schaalbaarheid en klantenondersteuning, om nog maar te zwijgen van de prijs.

Een van de beste manieren om het in kaart brengen van systemen gemakkelijker te maken, is door een expert in te schakelen. In plaats van een externe, dure consultant in te huren, kun je vaak een beroep doen op een expert die het systeem aanbiedt. Hij of zij kan je het beste vertellen over de functies, voordelen en training van dat systeem, en kan je in het beste geval uitdagen om manieren te bedenken om jouw activiteiten van buiten de eigen bubbel te stroomlijnen.

Wil je een ERP/PSA-systeem waarmee je alles van begin tot eind zelf beheert? Probeer Visma Severa vrijblijvend