Projectmanagement handleiding – Eenvoudig aan de slag met projectmanagement

Een project. Is dit voor jou een motiverend en inspirerend onderdeel van je werk, of bezorgt het woord alleen je al koude rillingen?

De meeste specialisten krijgen op dagelijkse basis te maken met projectmatig werk. Wanneer je werk bijna uitsluitend uit één bepaalde manier van werken bestaat, is het slim om aandacht te besteden aan de vormgeving en het beheer ervan.

In deze handleiding vind je handige tips voor het plannen en uitvoeren van een project, het selecteren van de juiste methoden en het meten van projecten. Met behulp van de juiste tools wordt het plannen en uitvoeren van projecten een makkie!

Projectmanagementmethoden – agile of traditioneel?

Zoals elke projectmanager weet, zijn projecten complexe entiteiten die bestaan uit verschillende subtaken, experts, teams en overlappende planningen. Het aantal variabelen is enorm, maar gelukkig zijn er hulpmiddelen voor het samenstellen en beheren van verschillende onderdelen – namelijk projectmanagementmethoden.

Projectmanagementmethoden kunnen worden gezien als actiekaarten die je helpen succesvol door een project te navigeren, van de eerste wazige plannen tot de presentatie van het behaalde eindresultaat. Bovendien dienen ze als tools om de variabelen binnen je project te helpen beheren.

We kunnen projectmanagementmethoden grofweg onderverdelen in twee verschillende kampen: traditionele en agile methoden. De bekendste van de traditionele methoden is het zogenaamde watervalmodel. Daar tegenover staan de agile methoden, die geëvolueerd zijn vanuit het lean-model, en intussen wijdverspreid gebruikt worden. Aangezien verschillende soorten projecten verschillende benaderingen en middelen vereisen, zijn er zowel van de traditionele als flexibele methoden verschillende varianten. Hoe kies je dan een methode die voor jezelf en je project geschikt is?

Agile en traditionele methodieken

Houd bij het kiezen van een projectmanagementmethode in ieder geval rekening met de praktijken van je bedrijf, de beperkingen en doelen van het project, de complexiteit en omvang, en hoeveel risico men bereid is te nemen. Het zal voor zich spreken dat sommige methoden zich beter lenen voor eenvoudigere en gestaag vorderende projecten, en andere, flexibelere methoden passen bij snel veranderende projecten.

Waterfall

Bij traditionele projectmanagementmethoden worden de planning van de projecten en het vaststellen van het beoogde eindresultaat nauwkeurig gedaan voordat het project van start gaat. Daarom hebben ze als sterke punten een uitstekende voorspelbaarheid en meetbaarheid van de vooruitgang. Omdat de plannen tijdig moeten worden vastgelegd, zijn de nadelen van deze methoden op hun beurt een gebrek aan flexibiliteit en het risico op mislukking als er radicaal van de oorspronkelijke plannen moet worden afgeweken.

Scrum

Dit traditionele model heeft geduchte concurrentie van het projectmanagement op basis van de zogenaamde agile modellen. Waar projectfasen volgens de traditionele modellen van begin tot eind lineair verlopen, en op het einde het afgewerkte eindproduct aan de klant wordt geleverd, worden in agile de projecten uitgevoerd in fasen waarin leverbaar of bruikbaar materiaal continu wordt geproduceerd.

Een van de meest bekende modellen van agile projectmanagement is het zogenaamde Scrum-projectmanagement, dat vooral populair is bij IT-ontwikkelingsprojecten. Bij Scrum bestaat een project uit “sprints” waarvoor telkens een duidelijke deadline en de gewenste (vaak door de klant gedefinieerde) resultaten worden vastgelegd. Als niet alles wat gepland is tijdens de sprint kan worden uitgevoerd, krijgt het werk een nieuwe prioriteit en wordt de informatie gebruikt om de volgende sprints te plannen.

Zodra het eindresultaat aan het einde van de sprint is behaald, wordt het getest en gedemonstreerd aan de klant. Als die het resultaat goedkeurt, gaat het team verder naar de volgende sprints. Zijn er nog aanpassingen nodig aan het product, dan voert het team op basis van de suggesties een nieuwe sprintronde door.

Kies een methode met uw organisatie, klant en doelen in gedachten

Agile projectmanagementmethoden helpen teams te reageren op onverwachte situaties. De grootste kracht van Agile ligt in de flexibiliteit, aangezien elke taak als aparte sectie wordt uitgevoerd en het eindresultaat gaandeweg vorm krijgt. Een project is gemakkelijk te starten zonder verplichte, vastgelegde plannen. Agile is ook klantgerichter dan het watervalmodel, wat zowel een voordeel als een zwakte is. Waar in het watervalmodel de opdrachtgever vaak op de achtergrond blijft en vooral betrokken is bij het definiëren van de doelen aan het begin en het becommentariëren van het eindresultaat, is bij agile de opdrachtgever sterk betrokken gedurende het project.

Omdat de onderdelen van het project in sprints worden afgerond en in de loop van het project kunnen worden afgegeven, heeft de opdrachtgever de mogelijkheid om in elke fase invloed uit te oefenen op de algehele uitkomst van het project.

Het wordt lastig ​​als de klant geen tijd heeft om feedback te geven over het al dan niet slagen van elke afzonderlijke sprint. Agile vereist daarom absolute toewijding van elke medewerker en stakeholder.

Een andere uitdaging betreft de centrale flexibiliteit van Agile, waardoor de methode geen nauwkeurige budget- of planningsprognoses kan maken. Als de vooraf ontvangen schattingen belangrijk zijn voor de uitvoering van het project en uw klant waarde hecht aan nauwkeurigheid, is de traditionele methode een betere optie.

Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen, er is niet één methode geschikt voor alle projecten. Een goed gekozen methode helpt bij het projectmanagement; het maakt het werk soepeler, sneller en efficiënter en geeft ook meerwaarde aan klanten.

Naast agile en waterfall zijn er tal van andere methoden, en hun aantal groeit voortdurend. Als je geïnteresseerd bent in agile, lees dan onze blog voor drie andere agile projectmanagementmethoden.

Projecten plannen

Projecten verschuiven en leven, maar met een zorgvuldige planning en vooraf bepaalde doelen kun je gemakkelijker en met betere resultaten de finish halen. Waar moet je aan het begin van het project op letten om de uitwerking zelf gemakkelijker te maken?

Stel je doelen vast
Aan het begin van het project is de belangrijkste taak om de doelstellingen van het project vast te leggen. Waarom wordt het project überhaupt gedaan, wat voor soort eindresultaat wordt gewenst en met welke middelen kan het worden bereikt. Als je doelen in het begin precies en concreet genoeg zijn, kun je duidelijke en realiseerbare plannen maken om ze te bereiken. Met nauwkeurige plannen vermijd je verrassingen en misverstanden naarmate het project vordert, en bespaar je tijd omdat je niet voortdurend fouten moet herstellen. Gebruik concrete voorbeelden en vraag de klant om, indien nodig, met behulp van foto’s te laten zien wat hij echt wil.

Stel een projectplan op

Zodra de doelen duidelijk zijn, maakt u een plan voor het project met een schatting van de werklast en het budget. U kunt de projectmanagementmethode van uw keuze gebruiken om u te helpen bij het plannen van de fasen van uw project. Bepaal welke werkstappen in uw project zijn opgenomen en evalueer het implementatieschema stap voor stap. Zoek uit welke teamleden u aanstelt voor de taken en voor welke dingen u hulp van buitenaf nodig hebt.

Waar mogelijk moeten werkdruk en kostenramingen worden gebaseerd op bestaande historische gegevens. Wanneer u een projectmanagementsysteem als tool gebruikt, kunt u de informatie van elk project nauwkeurig vastleggen en deze informatie ook gebruiken bij het plannen van toekomstige projecten.

Het slagen of mislukken van een project is een subjectieve aangelegenheid waaruit je alleen transparante feiten krijgt als je met alle partijen afspreekt hoe je het succes zal gaan meten. Een van de belangrijkste onderdelen van een projectplan is het benoemen van de sleutelindicatoren. Welke statistieken ga je gebruiken om het project en het resultaat te meten. Nadat de parameters zijn overeengekomen, moet je ervoor zorgen dat elk teamlid het doel ervan begrijpt en zich ertoe verbindt de algemeen overeengekomen items regelmatig en up-to-date te registreren.

Lees ook: 5 sleutelindicatoren voor projectmanagement

Geen enkel project is zonder risico, maar met een zorgvuldige planning is het mogelijk om de kans op risico’s te verkleinen. Een uitgebreid projectplan omvat ook een risicoanalyse van het project. Het beste risicobeheer bestaat uit een open en regelmatige communicatie, duidelijk gedefinieerde doelen en zorgvuldige resourcing. Als je voldoende tijd uittrekt voor verandering, kun je veel potentiële rampen zelfs voorkomen. Het is echter niet mogelijk om je van tevoren op alles voor te bereiden, dus is het slim om voor de meest kritieke bedreigingen in ieder geval een plan B, C en misschien zelfs D achter de hand te houden.

Boek tot slot een gezamenlijke planningsbijeenkomst voor het hele projectteam, waar je de implementatiestappen kunt bespreken. Dit zorgt ervoor dat iedereen die bij het project betrokken is, de doelstellingen, stappen en implementatieplan begrijpt.

Een zorgvuldig opgesteld projectplan kan er inhoudelijk bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Projectfases en (sub)taken
Budget- en planningsraming
Haalbaarheidsonderzoek van het project
Indicatoren die het succes van het project bepalen
Risicoanalyse

Tips voor de beginfase van het project

We hebben zelf talloze projecten uitgevoerd en onze klanten getraind in efficiënter projectmanagement. Uit ervaring hebben we gemerkt wat vaak over het hoofd wordt gezien bij het starten van projecten en wat essentieel is voor het slagen van projecten. Als je rekening houdt met de volgende punten, neemt je project gegarandeerd een goede start.

1. Een project begint met een lead

Een project begint op het moment dat je er je eerste minuut werktijd aan besteed. Meestal gebeurt dit wanneer je een klant ontmoet in het kader van een projectverkoop. Neem dus meteen in de verkoopsituatie al de belangrijkste beslissingen voor het project en zoek samen met de klant welke meetings je tijdens het project wilt houden en plan deze in je agenda. Hierdoor kan de klant tijdig de juiste mensen ter plaatse uitnodigen. Als zowel jij als je klant hetzelfde beeld hebben van projectdoelen, prijzen en planningen, heeft het project een grotere kans van slagen.

2. Plan het project stap voor stap en houd rekening met de interne en externe afhankelijkheden van de verschillende subtaken

Bij het maken van een planning en de resourcing, is het slim om in fasen na te denken over de tijd die aan het project wordt besteed. Een project bestaat altijd uit verschillende onderdelen en een goede planning van elk onderdeel garandeert een nauwkeuriger resultaat. Houd in de planning rekening met de onderlinge afhankelijkheden van de verschillende subtaken. Voorzie voldoende tijd voor de taken waarop andere taken moeten wachten, want als de oorspronkelijke taak wordt uitgesteld, loopt het hele project achter op schema. Gebruik bijvoorbeeld een Gantt-diagram, waarbij u elke taak gemakkelijk op de projecttijdlijn kunt markeren.

3. Communiceer transparant met de klant

Het belangrijkste doel van elk project moet een tevreden klant zijn. Een hoge klanttevredenheid wordt daarentegen behaald wanneer het project volgens plan verloopt, de werkzaamheden op tijd en binnen budget worden afgerond en het eindresultaat is zoals beloofd. Door regelmatige en open communicatie en tussentijdse mededelingen houd je de opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van het project. Betrek de opdrachtgever bij het project en beantwoord alle vragen tijdig.

4. Voorzie tijd voor veranderingen

Resourcing is een van de belangrijkste fases in een projectplan. Met een zorgvuldige planning voorkom je onderbezetting en komen je teamleden niet in tijdsnood. Iedereen die bij projecten betrokken is geweest, weet echter dat bijna geen enkel project de finish haalt zoals aanvankelijk gedacht. Wanneer je voor elke tussenstap in het projectplan een voldoende ruime planning maakt, heb je ook de ruimte om na te denken over mogelijke wijzigingen en (in het ergste geval) om fouten te corrigeren. Reserveer altijd meer tijd dan u absoluut nodig heeft.

De uitvoeringsfase van projecten

De leukste fase van een project is ongetwijfeld het uitvoeren van het werk! Als de plannen eenmaal zijn gemaakt en iedereen zijn rol kent, kan de uitvoering van het project beginnen zoals gepland.

Wanneer je aan een project werkt, is een van uw belangrijkste bondgenoten een tool of systeem waarin je werkuren, notities, resources en taken voor uw project kunt registreren. Elke memo is belangrijk omdat deze je helpen om op de hoogte te blijven van de taken die al zijn uitgevoerd en de taken die als volgende op de takenlijst staan.

Nauwkeurige urenregistratie biedt dan weer realtime informatie over het succes van de projectresourcing en wijst je erop als de deadline nadert. Bovendien, hoe nauwkeuriger de registraties, hoe nauwkeuriger de rapporten die u aan het einde van het project ontvangt, bijvoorbeeld over de rentabiliteit. Als je je afvraagt ​​wat het beste projectmanagement software voor je bedrijf is, lees dan vooral verder!

Ondanks zorgvuldige plannen leidt een project altijd zijn eigen leven. Het is eerder regel dan uitzondering dat een plan moet worden gewijzigd of verfijnd naarmate het project vordert. Daarom is het een goed idee om je plan voldoende speelruimte en flexibiliteit te geven, zodat je geen falen en paniek hoeft te voelen als de plannen wijzigen!

Nadat het resultaat van het project aan de klant is overhandigd of voor persoonlijk gebruik is afgenomen, stel je een eindrapport op over het project. Deze geven je ook nuttige informatie en een benchmark voor de volgende projecten.

Houd in de uitvoeringsfase van projecten rekening met het volgende:

• Volg het plan en voer het project stap voor stap uit
• Accepteer dat het plan wijzigt naarmate het project vordert!
• Registreer actuele projectplanningen, kosten en andere informatie in het projectmanagement software
• Monitor de indicatoren die je hebt ingesteld
• Stel aan het einde van het project een eindrapport op en vraag om feedback van zowel het team als de partners
• Noteer ontwikkelingsideeën en andere observaties zowel tijdens als na het project
• Geniet! Projectwerk mag gewoon leuk zijn!

Het succes van een project meten

Als het project eenmaal is voltooid, wil je vast weten hoe je erin bent geslaagd het uit te voeren. Met behulp van de sleutelindicatoren van je project bewaak je transparant en objectief de voortgang, efficiëntie en rentabiliteit van het project. Met de juiste statistieken kun je ook nuttige gegevens krijgen om toekomstige projecten te plannen.

Stel indicatoren in met mate. Om transparante en bruikbare informatie te krijgen over de zaken die gemeten moeten worden, moeten regelmatig en in voldoende mate hoogwaardige gegevens worden verzameld voor de indicator. Het kiezen van te veel meters kan werknemers die niet gewend zijn om dingen te registreren onnodig in verwarring brengen en het werk ingewikkelder maken.

Zorg er ook voor dat de meetbare aspecten die je kiest, ook daadwerkelijk meetbaar zijn. Als de sleutelindicator helemaal niet kan worden beïnvloed (d.w.z. de uitkomst hangt af van andere dingen dan de input van je eigen team), dan kan de informatie van de meting nergens voor worden gebruikt.

Stel sleutelindicatoren op voor je projectplan

Zoals we hierboven al schreven, rond je de meetwaarden af ​​voordat je met het project begint, en markeer je ze in het projectplan. Zorg ervoor dat elk van je teamleden het doel van de indicatoren begrijpt en zich ertoe verbindt regelmatig vast te leggen wat er wordt gemeten.

Onthoud dat de rapporten die u ontvangt over projecten maar zo goed zijn als de informatie die in het systeem is ingevoerd. Je hebt dus het meeste kans op succes als je hele team de informatie zonder oponthoud en eerlijk markeert

De eenvoudigste manier om gegevens in te voeren, is wanneer ze worden ingevoerd in een systeem dat vertrouwd en gemakkelijk te gebruiken is voor de werknemer. Het projectmanagement software verzamelt alle gegevens in een gemeenschappelijke database, van waaruit je moeiteloos op gegevens gebaseerde rapporten en prognoses kunt produceren.

Wanneer alle projectinformatie (uren, onkosten, facturering, enzovoort) nauwkeurig gemarkeerd in het systeem kan worden teruggevonden, zijn de rapporten betrouwbaar en up-to-date.

Sleutelindicatoren helpen niet alleen de projectmanager, maar ook het hele team om punten van ontwikkeling in hun eigen werk te identificeren. Wanneer elk teamlid ziet hoe zijn eigen werkinput van invloed is op de algehele uitkomst, ontwikkelt zich ook het vermogen van de medewerkers om hun eigen werk en bijvoorbeeld de duur van het werk te evalueren. Zo behaal je ook betere resultaten voor de klant!

Tips voor de project manager

Een project staat of valt met een goede projectmanager, dat weten we uit ervaring.

De projectmanager is degene die alle touwtjes van het project in handen heeft en als een supergod eventuele problemen oplost die zich onderweg voordoen. Je leert projecten managen door tijd en ervaring, maar het is ook goed om in de leer te gaan bij veteranen.

Hier zijn onze tips voor de projectmanager:

• Controleer of aan het project een doel, een planning en verantwoordelijke personen zijn toegewezen
• Maak geen te strakke budget- en planningsramingen
• Definieer de fasen en taken van het project zo duidelijk mogelijk
• Zorg ervoor dat alle verantwoordelijken de rollen en verwachtingen begrijpen
• Stel geen onrealistische verwachtingen voor een project met betrekking tot planning, budget of resultaten
• Accepteer dat plannen kunnen wijzigen
• Vraag hulp waar nodig
• Maak uzelf vertrouwd met de natuurlijke manieren waarop uw teamleden werken
• Vertrouw op je team! Houd de dialoog open. Geef verantwoordelijkheid en stuur bij waar nodig.
• Informeer het team, klanten en onderaannemers tijdig over projectwijzigingen
• Neem een projectmanagementtool in gebruik

Projectmanagement tools – wat zijn ze en wat win je ermee?

Het beheren van projecten is veel gemakkelijker met een systeem dat er speciaal voor is ontworpen. Het projectmanagement software van een gespecialiseerd bedrijf biedt de best mogelijke tools om de chaos van variabelen te bedwingen. Dus wat zijn dan de concrete voordelen van een projectmanagementtool, en waarom kan ik niet gewoon verder mijn vertrouwde Excel en post-itnotities gebruiken?

1. U beheert het hele project in één en hetzelfde systeem

Het project begint altijd met een offerte en eindigt met facturering. Met meerdere fases, factoren en taken is een project absoluut het gemakkelijkst en efficiëntst te beheren in één systeem. In het projectmanagement software heb je toegang tot een databank, ERP, kalender, facturatieprogramma, CRM-systeem en een hulpmiddel voor resourcing en rapportage. In het beste geval kun je bijna al je andere applicaties weggooien. Je bespaart tijd op dubbele invoer en overdracht van gegevens en vermindert het risico op foutieve invoer.

2. Je beheert meerdere projecten tegelijk

Veel projectmanagers moeten tegelijkertijd aan verschillende projecten werken. Dan is het een uitdaging om tussen de verschillende projecten te wisselen en het overzicht van de werktaken en tijd van werknemers te bewaren.

Als hulpmiddel kun je een systeem gebruiken waarmee je gemakkelijk resources voor meerdere projecten tegelijk kunt toewijzen en reorganiseren. Het helpt ook om met overlappende projecten te werken als je klant- en verkoopbeheer in het systeem hebt klaarstaan. De klantgegevens die zijn opgeslagen met de CRM-functie vergemakkelijken het werk van het hele projectteam, in alle fasen van het project.

3. Efficiënt resourcen

Als resourcing van het projectbeheersysteem wordt gedaan, kan er onnauwkeurige en gedateerde informatie over de capaciteit van de teamleden worden weergegeven. In een programma dat resource- en projectbeheer combineert, verloopt het delen van gegevens en gedetailleerde informatie naadloos, en worden onder andere de afwezigheden van elke medewerker in realtime in het systeem geregistreerd. Het gemeenschappelijke systeem zorgt er ook voor dat elk teamlid zijn werk uniform en in hetzelfde formaat registreert, aangezien het systeem zelf controleert wat er wordt gedaan en up-to-date gegevens vereist.

5. U verwerkt zelfs gevoelige informatie veilig

De meeste projecten bevatten gevoelige informatie die u misschien niet voor iedereen beschikbaar wilt hebben. In een projectmanagement software stel je eenvoudig in, dat bepaalde informatie alleen met specifieke gebruikers wordt gedeeld. Medewerkers hebben vrij toegang tot hun eigen projecten en gedeelde klantinformatie, maar gevoelige informatie kan worden beperkt tot degenen die ermee werken.

Ook vanuit het oogpunt van de AVG is het veiliger om een ​​projectmanagement software te gebruiken, want met een compliant programma dat voldoet aan de wettelijke vereisten voor gegevensbeveiliging, zult u niet per ongeluk de richtlijnen voor gegevensbescherming overtreden.

6. Rapporteer in realtime

Met een projectmanagementtool kun je eenvoudig data opslaan en verwerken. De gegevensoverdracht is geautomatiseerd en via gedeelde projecten heeft elk teamlid toegang tot realtime gegevens over de rentabiliteit van het project, de capaciteit van het projectteam en de algehele projectprestaties.

Je bewaakt bijvoorbeeld de gemiddelde uurkosten of klantspecifieke winstgevendheid van projecten en dat helpt je bij het beslissen over de toekomst van verdere klantprojecten. Op basis van de continu verzamelde historische gegevens krijg je een raamwerk als basis voor toekomstige projecten, waardoor het gemakkelijker en nauwkeuriger wordt om elk toekomstig project te voorspellen.

Zo kies je de projectmanagement software voor jouw vakgebied

Bij het kiezen van de juiste tool voor specialistenwerk, zal niet zomaar elk projectmanagement software aan je behoefte voldoen. Zoek niet tevergeefs naar een compromis, maar kies een programma dat je ondersteunt en je behoeften zo goed mogelijk oplost. Houd dus rekening met het volgende bij het kiezen tussen verschillende programma’s.

1. Is het systeem gemakkelijk te gebruiken en de interface prettig?

Kies een programma dat zo eenvoudig mogelijk te gebruiken is als je wilt dat je medewerkers het systeem ook daadwerkelijk gebruiken om hun werk te ondersteunen. Wanneer de tool gemakkelijk te gebruiken is, worden postings niet uitgesteld, en dat helpt om betrouwbare en actuele postings te garanderen.

2. Voert het systeem meerdere overlappende projecten efficiënt uit?

Zoals we al zeiden, omvat specialistenwerk bijna altijd het gelijktijdig werken met meerdere projecten. Kies een programma dat dit zonder problemen kan.

3. Is het geschikt voor meerdere gebruikers?

Hoeveel teamleden of medewerkers zullen het systeem gebruiken? Het aantal gebruikers bepaalt mee welk systeem ja kiest. Sommige systemen ondersteunen het werk van kleine en flexibele teams het beste, terwijl andere beter geschikt zijn voor grote bedrijven. Ook moet het aantal gebruikers eenvoudig schaalbaar zijn en aan te passen voor gebruik door nieuwe medewerkers.

4. Verwerkt het systeem alle onderdelen van het project?

Het systeem zal zijn werk niet doen als je het slechts als een onderdeel van het geheel beschouwt, en je nog steeds een deel van het projectbeheer hier moet doen en nog een deel daar. Met een centraal beheer verminder je de kans op fouten en onnodige duplicatie veroorzaakt door de gegevensoverdracht tussen systemen. Geautomatiseerde rapportage en facturering besparen je administratie ook tijd. Bovendien, als alle componenten in het systeem terug te vinden zijn, zal je hele team ervan profiteren.

5. Kan ik het integreren in de andere systemen die ik gebruik?

Hoewel een projectmanagementsysteem veel behoeften oplost, kan het zijn dat je voor bijvoorbeeld financieel beheer een aparte programma moet of wil gebruiken. Daarom is het ook van belang dat het projectmanagementsysteem beschikt over een breed scala aan kant-en-klare integratiemogelijkheden en / of een open interface om eigen integraties te creëren, ook voor de toekomst.

Probeer het projectmanagement software Visma Severa

Als je op zoek bent naar het juiste projectbeheersysteem voor uw team, aarzel dan niet om de hulp in te roepen van een expert. Wij helpen je graag bij al je vragen omtrent projectmanagement en het kiezen van een geschikte tool.

Probeer Visma Severa vrijblijvend.