Wat is de beste projectmanagementtool voor een deskundig bedrijf? Let zeker op de volgende functies
In de dagelijkse taken van deskundige bedrijven ligt de nadruk op mobiel, flexibel en projectmatig werken, dus is het kiezen van een effectief en efficiënt projectmanagement software een belangrijke beslissing.
Als het de aard van het werk is om je eigen tijd en expertise te verkopen in plaats van producten, dan ondersteunen niet alle tools dit op de best mogelijke manier. Welke functies maken een projectmanagementprogramma perfect voor een deskundig bedrijf? Lees meer of klik meteen op de listing.
1. Combineert alle fasen van een project in één systeem
Waaruit bestaat uw project? Planning en projectwerk met garantie, maar daarnaast vaak ook verkoop, klantrelatiebeheer en facturatie. Hoewel projecten van deskundige bedrijven verschillende afzonderlijke fasen omvatten, ondersteunen veel projectmanagementprogramma’s de uitvoering van de “externe” fasen van projectwerk niet.
Een van de belangrijkste kenmerken van een uitgebreid projectmanagementsysteem is de mogelijkheid van uitgebreid projectbeheer. Wanneer de functies van ERP, CRM en facturatiesoftware ook gecombineerd kunnen worden met het projectmanagementprogramma, kan alle informatie over projecten direct worden opgevraagd voor facturering en rapportage evenals voor financieel beheer.
U kunt in realtime de situatie van alle projecten over de hele lengte van de pijplijn zien en tijd besparen op administratief werk. Het is een goed idee om de uren, klantgegevens en uitgaven die al in de verkoopsituatie zijn gemaakt, vast te leggen in de gemeenschappelijke gegevens van het project, zodat het haalbaarheidsonderzoek van het project transparant blijft.
2. Gebruiksvriendelijk
Het product dat in een deskundig bedrijf wordt verkocht, is de expertise en werktijd van de werknemers, dus de werktijd en klantinvoer voor verschillende taken en projecten zijn van vitaal belang voor het bedrijf. Gegevens worden echter alleen goed geregistreerd als dat gemakkelijk gaat.
Om betrouwbare rapporten en forecasts te kunnen genereren, moet elk teamlid zich ertoe verbinden om op tijd en nauwkeurig gegevens in te voeren. Op deze manier krijgt u een real-time rapportage op basis van registraties gemaakt tijdens het werk.
Idealiter lost één gemeenschappelijk systeem de behoeften van de verkoop, het projectteam en de facturering op en houdt het de informatiestroom tussen de teams open. De gegevens worden automatisch overgedragen, wat de kans op fouten en de tijd die nodig is om alles te dubbel te klikken, verkleint.
De voortgang van projecten kan bijvoorbeeld op uur- of medewerkersniveau worden bewaakt, waarbij het ook goed is om de uurrapportages in hetzelfde systeem bij te houden. Een eenvoudig te gebruiken en duidelijk systeem bepaalt wat u doet, helpt u werkzaamheden en taken te visualiseren en maakt het invoeren van gegevens pijnloos.
Probeer vrijblijvend het projectmanagement software van Visma Severa
3. Schaalt mee met de groei van uw bedrijf
Bij een tweepersoonsprojectbedrijf lopen projecten nog vlot met Excel, maar naarmate de bevolking groeit, wordt de aanschaf van software praktisch noodzakelijk. Het slimste is om al een systeem aan te schaffen in het stadium waarin uw bedrijf klein is, en een systeem te kiezen dat moeiteloos opschaalt naarmate uw bedrijf groeit.
Naarmate uw bedrijf groeit, wordt het updaten van uw systeem en het aanschaffen en integreren van nieuwe toepassingen in uw systeem waarschijnlijk actueel. IT-bedrijven maken bijvoorbeeld vaak gebruik van JIRA, waarvan de integratie in een projectmanagementsysteem het werken efficiënter maakt.
Met behulp van integratie kunnen productontwikkelingsuren worden gefactureerd of meegenomen in de margeberekening van het project. In de beste programma’s voorzien kant-en-klare integraties en een open interface ook in toekomstige behoeften.
4. Brengt duidelijkheid bij het beheren van meerdere gelijktijdig lopende projecten
Sommige projectmanagementsystemen zijn effectief geschikt om slechts één project tegelijk uit te voeren. Bij deskundige bedrijven lopen er echter gemakkelijk tientallen projecten, dus u profiteert gegarandeerd van een programma dat het gemakkelijk maakt om meerdere overlappende projecten te beheren.
Een efficiënt systeem zorgt voor duidelijkheid in de projectportefeuille en vereenvoudigt het werk van de projectmanager aanzienlijk, om nog maar te zwijgen van het gemak van het rapporteren van de projectactiviteiten van het hele bedrijf.
5. Geschikt voor meerdere gebruikers
Hoeveel teamleden of medewerkers zullen het systeem gebruiken? Het aantal gebruikers bepaalt mee welk systeem je kiest. Sommige systemen ondersteunen het werk van kleine en flexibele teams het beste, terwijl andere beter geschikt zijn voor grote bedrijven. Het aantal gebruikers moet eenvoudig schaalbaar zijn en aan te passen voor gebruik door nieuwe medewerkers
De grootte van het team heeft ook invloed op de informatiebeveiliging van het systeem. Als uw team groot is en er meerdere gebruikers zijn, controleer dan hoe het afbakenen van informatie lukt. Bij Severa kunnen registraties worden verspreid onder het hele team, en indien nodig beperkt tot de medewerkers die ervoor bevoegd zijn.
U kunt financiële informatie voor projecten bijvoorbeeld beter alleen zichtbaar maken voor die gebruikers die ze van hun functie moeten kunnen inzien.
6. Brengt duidelijkheid in de rapportage van de specialist
Zoals bij alles wat je moet doen, moet het succes en de winstgevendheid van projectwerk worden gemeten met behulp van kerncijfers. In veel programma’s zijn de rekenformules voor de kerncijfers voorgedefinieerd, wat duidelijkheid geeft en het gemakkelijker maakt om de indicatoren te gebruiken.
Het enige dat medewerkers hoeven te doen, is onthouden om projectinformatie vast te leggen, en het systeem berekent automatisch de kerncijfers. Aan de andere kant wordt rapporteren veelzijdiger als u ook zelf de kengetallen kunt definiëren en hoe ze worden berekend – op deze manier weet u zeker dat u de indicatoren gebruikt die aan uw behoeften voldoen.
Houd er natuurlijk wel rekening mee dat voor betrouwbare rapportage een up-to-date en nauwkeurig document vereist is. Kies dus een programma waarin informatie eenvoudig kan worden vastgelegd en zorg ervoor dat uw teamleden zich toeleggen op het programma dat u gebruikt!
Vergeet ook niet voldoende te investeren in implementatie. Een door professionals geleide introductie is vaak de beste manier om passende werkwijzen te vinden en werknemers te betrekken bij het gebruik van het systeem.
De beste projectmanagementsoftware functies voor een deskundig bedrijf
- Neemt de hele projectpijplijn in acht
- Ondersteunt uw projecten van offerte tot factuur
- Bevat uurrapportages en rapportagetools
- Maakt het mogelijk om resources toe te wijzen aan projecten
- Bespaart tijd op administratief werk, bijvoorbeeld door automatisch rapportages te genereren en een duidelijke structuur voor projecten te creëren
- Gebruiksvriendelijk, ook in de mobiele versie
- Voert meerdere overlappende projecten efficiënt uit
- Geschikt voor het hele projectteam en schaalbaar naar activiteit
- Integreerbaar in de andere systemen die ik gebruik en het financieel beheer
Visma Severa
