Kuudes Oy Ltd. is een van de toonaangevende Finse bureaus voor bedrijfsstrategie en -design. Met ongeveer 40 werknemers en een omzet van net geen vier miljoen euro wil de onderneming haar klanten een steeds betere dienstverlening bieden en bijgevolg groeien.

Vorig jaar hebben zij Visma Severa ERP geïmplementeerd om de ontwikkeling van hun diensten en bedrijf te ondersteunen.

In de 18 jaar dat het bedrijf actief is, heeft het met verschillende ERP-systemen geëxperimenteerd. Volgens CEO Jari Danielsson konden ze met hun vorige software de projectactiviteiten vrij goed beheren, maar beschikten ze niet over voldoende data om het bedrijf goed te beheren en te ontwikkelen.

Rapporten voor een breed scala aan monitoring en prognoses

Visma Severa werd gekozen als het ERP-systeem van Kuudes juist omwille van zijn veelzijdige rapporten. De dagelijkse en wekelijkse monitoring omvat o.a. de verkooppijplijn, de factureringsprognose voor de verkochte projecten en, met een zekere waarschijnlijkheid, de factureringsprognose voor de projecten in de offertepijplijn, de ontwikkeling van de klantenbinding, en de resourcing en het factureringspercentage van de werknemers.

„Severa is duidelijk superieur in het plannen, monitoren en voorspellen van verkoop, operations en productiviteit. Voorheen draaiden we rapporten in Excel, maar nu krijgen we 90% van de data die we nodig hebben van Severa”, zegt Jari Danielsson, CEO.

Bij Kuudes wordt alles opgevolgd op bedrijfs-, business unit- en werknemersniveau. Hierdoor krijgen zij een volledig beeld van de activiteiten van de onderneming en kunnen zij ook duidelijker zien waar ze actie moeten ondernemen.

Visma Severa is duidelijk superieur in het plannen, monitoren en voorspellen van verkoop, operations en productiviteit

„Je zou half schertsend kunnen zeggen dat wij ons nu pas als een echt bedrijf gedragen. Ik werk al 25 jaar in de creatieve sector en het is een feit dat bedrijfsontwikkeling niet erg populair is in onze sector. Nu kunnen we bijvoorbeeld zien welke abonnementen niet winstgevend zijn en wanneer we de verkoop moeten verhogen,” legt Danielsson uit.

We pakken het slimmer aan

Kuudes heeft zijn omzet en personeel verdubbeld in de laatste 8 jaar. Volgens Danielsson werd het, naarmate het bedrijf groeide, onmogelijk om het bedrijf te leiden zonder een duidelijk zicht op de manier waarop moest worden verkocht en zaken gedaan en het monitoren van de productiviteit werd haast onmogelijk.

“Wij zijn nu een groot bedrijf met zoveel afdelingen die verschillend werk doen dat het een uitdaging werd om het geheel te beheren. Daarom hadden we een systeem nodig waarmee we de bedrijfsontwikkeling, de voorspelbaarheid en de prestaties gemakkelijk en nauwkeurig genoeg konden controleren,” zegt Danielsson.

In de projectsector is het maken van prognoses problematisch vanwege het kortetermijnkarakter van de activiteiten. Severa biedt een scala aan prognoses die mee de toekomst helpen plannen.

Zo maken we slimmere keuzes met het oog op rentabiliteit

„Het doel is onze mensen in staat te stellen zich te concentreren op de essentie. Door de rentabiliteit van projecten te monitoren, kunnen wij beoordelen welke soorten projecten de moeite waard zijn. Zo maken we slimmere keuzes met het oog op rentabiliteit,” aldus Danielsson.

Kuudes heeft een zeer breed scala van specialisten op verschillende gebieden in dienst en dat brengt dan weer zijn eigen uitdagingen met zich mee op het gebied van projectverkoop en middelenbeheer. Dankzij Severa heeft het bedrijf een duidelijker zicht op de huidige en geplande werklast van elke werknemer.

„Nu kunnen we zien waar de verkoop naartoe gaat, wat de prognoses zijn voor de business areas en, op menselijk niveau, wat de resourceprognoses zijn. We kunnen slimmer plannen, bijvoorbeeld wat voor projecten we kunnen aannemen,” schetst Danielsson.

Alle werknemers beter op de hoogte

Volgens Jari Danielsson heeft Severa de werkwijze van het hele bedrijf veranderd. Sommigen vonden het gemakkelijker dan anderen om een nieuwe, nauwkeuriger registratiemethode aan te leren, maar het personeel heeft duidelijk het belang van rapportage ingezien. Ze hebben begrepen dat het systeem rapporten zal uitbrengen die even nauwkeurig en actueel zijn als de ingevoerde informatie.

„Het personeel heeft de data, die Severa produceert, goed in gebruik genomen. Velen controleren er regelmatig zowel hun eigen informatie als die van hun team. Over het algemeen zijn we transparanter geworden. Nu nemen we bijvoorbeeld wekelijks met het hele team o.a. de verkooppijplijn door,” vertelt Danielsson.

Met name Severa’s Kanban-view wordt door Danielsson geprezen. Het geeft een zeer duidelijk beeld van de hele pijplijn, van leads tot voltooide projecten. Kanban wordt ook dagelijks door het personeel gebruikt.

Kuudes wil de ontwikkeling van het bedrijf systematisch monitoren. Daarom is het belangrijk dat zij zicht hebben op de verkoop, de facturering en de prognoses van de verschillende bedrijfsonderdelen, alsmede op de rentabiliteit van de verschillende klanten.

We zijn sterke professionals in ons vakgebied, maar we willen ook professioneel zijn in onze bedrijfsvoering

„We zijn sterke professionals in ons vakgebied, maar we willen ook professioneel zijn in onze bedrijfsvoering. Het is een grote mentale verschuiving geweest om dingen beter te gaan opvolgen,” stelt Danielsson vast.

Dankzij Severa heeft Kuudes een beter idee van waar het naartoe gaat en wat er moet gebeuren om de rentabiliteit te verbeteren. Het systeem heeft het bedrijf een beter inzicht gegeven in de manier waarop het zijn activiteiten kan verbeteren.

Danielsson somt concrete zaken op die Severa heeft gebracht: een duidelijker zicht op waar er te veel en te weinig werk is in het team. Wat voor soort werk er in huis moet worden gebracht. Wat voor soort aanbiedingen er zijn en hoe potentiële projecten je personeel werk verschaffen.

„Het toezicht op het gebruik van werkkrachten is verbeterd en ik denk dat we ons daardoor op de juiste dingen kunnen concentreren,” aldus Danielsson.