Visma Severa bracht ons transparantie in onze werkprocessen

Fraktio is een modern softwarebedrijf, dat complexe digitale bedrijfsoplossingen ontwerpt en ontwikkelt. Dat doen zij voor bedrijven in de gezondheidszorg en welzijn, ecommerce en retail.

“Horizontale hiërarchie en transparante communicatie zijn één van de belangrijkste pijlers”, aldus CEO Joonas Pajunen. “Groeien willen wij graag, maar omzet is zeker niet het belangrijkste. Onze medewerkers werken graag bij ons omdat wij ze betekenisvol werk bieden en vrijheid geven in het uitvoeren van werkzaamheden”.

Fraktio, dat zo’n veertig mensen in dienst heeft, nam vorig jaar het Professional Services Automation Software (PSA) van Visma Severa in gebruik. Daar waren verschillende redenen voor. De belangrijkste reden is dat Visma Severa de functionaliteiten van verschillende softwareapplicaties samenvoegt. Het anticiperen op de dagelijkse werkzaamheden werd zo een stuk makkelijker gemaakt.

“Vroeger hadden we een batterij aan tools, die niet altijd goed met elkaar communiceerden. Om de juiste rapportages op te stellen moeten wij al deze data in Excel sheets overtypen. Met Visma Severa is deze data direct beschikbaar. Dat maakt het maken van beslissingen voor ons sneller en makkelijker,” aldus Joonas.

Werken in één centraal softwarepakket

Als alles in één softwareprogramma zit, neemt ook je datazekerheid toe. Volgens Joonas nam het opmaken van alle Excel tabellen veel tijd in beslag. Gegevens werden handig ingevoerd en fouten moesten regelmatig achteraf gecorrigeerd worden. Doordat alle data in één centraal softwarepakket wordt vastgelegd hebben onze medewerkers een goed overzicht en besparen wij veel tijd.

“Het bespaart me ongeveer een werkdag per maand nu ik niet meer handmatig de rapporten opstel,” berekende Joonas.

Een deel van de software die ze bij Fraktio gebruikten, hadden ze zelf ontwikkeld, dus ging er ook tijd en geld zitten in het onderhoud ervan. Bij Visma Severa zit onderhoud en support bij in de prijs inbegrepen. Fraktio heeft hierdoor een flinke besparing op het onderhoud kunnen doorvoeren.

Naast het verbeteren de rapportages wilden ze bij Fraktio hun urenregistratie verbeteren en het declaratieproces automatiseren. Door met de urenregistratie software te werken vereenvoudigde zij het voeren van de salarisadministratie. Feestdagen en verlof werken automatisch geregistreerd en berekent.

Onze verkoopafdeling wenste, dat de gegevens van alle klanten van adres tot facturen, projectmanagement en resourcing centraal beheerd zouden worden.

Visma Severa vereenvoudigt het werkproces van het projectmanagement en maakt afhankelijkheden zichtbaar, bijvoorbeeld tussen het schrijven en facturen van uren. Door het vastleggen van de gegevens kunnen medewerkers eenvoudig forecasts opstellen. Onze afdelingen verkoop, marketing en personeelszaken nemen nu beslissingen op basis van actuele data.

“Visma Severa loste één van onze belangrijkste interne uitdagingen op. Wij zien nu binnen één softwarepakket alle informatie die wij nodig hebben. Alle klantgegevens wordt centraal bijgehouden – we hebben het overzicht in lopende projecten inclusief resource planning – weten welke uren nog in rekening gebracht moeten worden en welke uren reeds gedeclareerd zijn”.

Hoe wij de klantbeleving hebben verbetert

Bij Fraktio hebben we heel uiteenlopende en bijzondere projecten en partnerschappen. De kortste duren enkele maanden, de langste zelfs enkele jaren. Onze medewerkers werken op kantoor, thuis en op locatie bij de klant. Als je werkzaamheden over zoveel locaties verspreid zijn, is een PSA software in de Cloud de beste vorm om informatie transparant beschikbaar te maken en te delen.

De meeste teams bestaan uit meerdere personen, maar werken niet perse met een projectmanager. Elk teamlid heeft zo zijn of haar eigen verantwoordelijkheden. Het operationele team volgt van bovenaf het tijdsschema, het budget, de rentabiliteit en de resourcing voor het geval er ingegrepen moet worden.

“Het team plan zelf taken in, controleren elkaars werkuren en blijven op de hoogte van alle relevante gebeurtenissen. De verantwoordelijkheid van het van hoe het geheel de business en ontwikkeling van Fraktio beïnvloedt, ligt bij mij,” vertelt Joonas.

Visma Severa geeft ons inzicht in een consistent werkproces, waarmee je de hele looptijd van een project van lead tot factuur kunt opvolgen.

Fraktio heeft haar klantbeleving verbetert door met Visma Severa te werken. Volgens Joonas streven ze ernaar een partner te zijn, die klanten met raad en daad bijstaat. In Visma Severa ziet elke werknemer hoeveel tijd er aan een project wordt besteed tegen welke kosten. Elke werknemer is op de hoogte van alle ins en outs. Hierdoor weet iedereen wat er in een project speelt en klantvragen beantwoorden. .

“Het is de bedoeling om informatie transparant te delen, zodat iedereen het overzicht heeft en wat er in een project speelt. Iedere medewerkers kan zijn klant vertellen tegen welke vergoeding werkzaamheden zijn uitgevoerd. Zo ontstaan er geen misverstanden in datgene wat de klant voor zijn of haar geld heeft gekregen,” vertelt Joonas.

Rapporten helpen anticiperen

Joonas volgt in Visma Severa uitvoerig hoe het gaat met projecten, medewerkers en heeft een helikopterview over het hele bedrijf. Het systeem biedt hem kant en klare rapporten, die via een dashboard inzichten geven in de gehele klantenpijplijn.

De rapporten met KPI’s kan hij opstellen in de vorm die hij zelf het handigst vindt. Bijvoorbeeld: als grafiek, lijst of matrix. Ook kan hij informatie opvragen over teams, resources, klanten, facturatievolume of rentabiliteit. Hij maak ook flexibel zelf rapportages op basis van eigen gewenste criteria om informatie op te delen of uitgebreidere rapportages samen te stellen.

Lees ook: Rapportage en prognose van projecten moeiteloos in realtime

“Ik vraag minstens één keer per maand rapporten op. Als het nodig is, kan het ook vaker. Ik volg best veel rapporten, zoals de doorsnee verkoopcurve, aankomende projecten, het factureringspercentage, de rapportage van de werkuren en het tijdpad van de resourcing. Ik heb voor mezelf twee eigen dashboards aangemaakt, waarop ik maandelijkse te factureren bedrag, het aantal interne uren en de verwachte prognose opvolg,” vertelt Joonas.

Het beste aan Severa vindt hij het duidelijke geheel: een consistent werkproces, waarmee je de hele looptijd van een project van lead tot factuur kunt opvolgen. De belangrijkste informatie voor specialistenwerk staan allemaal op één plek en dat schept duidelijkheid in het beheer. De kers op de taart is de financiële integratie, waardoor facturen van Severa automatisch worden geboekt in ons boekhoudpakket.

Lees ook: Visma Severa voor IT-bedrijven