Visma Severa, klantverhalen, Fraktio

Fraktio is een modern Fins softwarebedrijf, dat niet terugschrikt voor complexe online services en apps. De pijlers van het bedrijf zijn een horizontale hiërarchie en openheid. Volgens CEO Joonas Pajunen streeft het bedrijf naar groei, maar in dit groeiproces is niet de omzet het belangrijkste, maar het bieden van betekenisvol werk en een grote vrijheid voor het personeel.

Het bedrijf, dat zo’n veertig mensen in dienst heeft, nam vorig jaar het ERP-systeem van Visma Severa in gebruik. Daar waren verschillende redenen voor, maar de belangrijkste was volgens Joonas Pajunen dat Severa de functionaliteiten van verschillende software samenvoegt en zo het anticiperen op de dagelijkse werkzaamheden een stuk makkelijker maakt.

„Vroeger hadden we een batterij aan tools, die niet altijd goed met elkaar communiceerden, waardoor we alles alsnog in Excelsheets moesten zetten. In Severa zie je de rapporten bijna in real-time. Dat maakt het maken van beslissingen sneller en makkelijker,” stelt Pajunen vast.

Verschillende programma’s in één pakket

Als alles in één programma zit, neemt ook je datazekerheid toe. Volgens Pajunen nam het opmaken van alle Exceltabellen veel tijd in beslag, omdat alles handmatig moest worden ingevoerd en meerdere keren op fouten werd gecontroleerd. Als alles in één softwarepakket zit, ben je geen tijd meer kwijt aan informatieoverdracht en controleren.

„Het bespaart me ongeveer een werkdag per maand nu ik niet meer handmatig de rapporten moet opstellen,” berekende Pajunen.

Een deel van de software die ze bij Fraktio gebruikten, hadden ze zelf ontwikkeld, dus ging er ook tijd en geld zitten in het onderhoud ervan. Bij Severa zit onderhoud en support bij in de prijs en dat scheelt ons een hoop stress.

Naast het verbeteren van de rapportage wilden ze bij Fraktio ook hun tijdregistratie verbeteren en hun facturatie automatiseren. Volgens Pajunen maakte de tijdregistratie van Severa de salarisadministratie eenvoudiger, omdat het systeem dingen als feestdagen automatisch registreert en ook de flextijd automatisch berekent.

„Bij sales stellen ze op prijs, dat alle klantgegevens, zeg maar de hele waarheid nu op dezelfde plek staat.”

Severa vereenvoudigt de flow van het projectmanagement en maakt interdependenties zichtbaar, bijvoorbeeld tussen het urenschrijven en de facturering. Het werkt ook ondersteunend voor de sales en marketing, maar ook voor personeelsmanagement, omdat het maken van forecasts eenvoudiger wordt en daardoor ook het nemen van beslissingen op basis van de verkregen data.

Lees ook: Handleiding voor projectbeheer – Hoe maakt u projectbeheer eenvoudi

Een van de belangrijkste redenen voor het in zee gaan met Severa was, dat het de uitdaging om feitelijke klantfacturering cumulatief te koppelen aan klantinformatie in één en hetzelfde systeem oploste. Bij sales stellen ze op prijs, dat de gegevens van alle klanten van adres tot facturen, projectmanagement en resourcing (maw. de hele waarheid) nu op dezelfde plek staat.

Openheid verbetert ook de klantervaring

Bij Fraktio hebben we heel uiteenlopende en bijzondere projecten en partnerschappen. De kortste duren enkele maanden, de langste zelfs enkele jaren. Er wordt gewerkt op kantoor, thuis en op locatie bij de klant. Als je werkzaamheden over zoveel locaties verspreid zijn, is een ERP in de cloud de beste vorm om informatie transparant onder de werknemers beschikbaar te maken.

De meeste teams bestaan uit meerdere personen, maar ze hebben niet per se een project manager. Elk teamlid heeft eigen verantwoordelijkheden. Het operatieve team volgt van bovenaf het tijdsschema, het budget, de rentabiliteit en de resourcing voor het geval er ingegrepen moet worden.

„Het team doet zelf de toewijzingen, controleert elkaars werkuren en blijft via Severa op de hoogte van alle relevante gebeurtenissen. De verantwoordelijkheid van hoe het geheel de business en ontwikkeling van Fraktio beïnvloedt, ligt bij mij,” vertelt Pajunen.

„Het beste aan Severa is het duidelijke geheel: een coherente pijplijn, waarmee je de hele looptijd van een project van lead tot factuur kunt opvolgen.”

Severa ondersteunt Fraktio ook bij het ontwikkelen van hun klantervaring. Volgens Pajunen streven ze ernaar een partner te zijn, die klanten met raad en daad bijstaat. Bij Severa ziet elke werknemer hoeveel tijd er in een project kruipt en wat alles kost. Elke werknemer is op de hoogte van het geheel en kan vragen van klanten over het project beantwoorden.

„Het is de bedoeling om informatie transparant te delen, zodat iedereen het overzicht heeft en ziet hoe het project leeft. Elke Fraktionist kan de klant vertellen wat die voor zijn geld heeft gekregen,” beschrijft Pajunen.

Rapporten helpen anticiperen

Joonas Pajunen volgt in Severa uitvoerig hoe het gaat met projecten, werknemers en het hele bedrijf. Het systeem biedt hem kant en klare rapporten, die hem inzichten geven in de hele klantenpijplijn.

De rapporten kan hij opstellen in de vorm die hij zelf het handigst vindt, bvb als grafiek, lijst of matrix en hij kan informatie opvragen volgens team, resources, klanten, facturatievolume of rentabiliteit. Hij kan ook eigen criteria aanmaken om informatie op te delen of juist grotere gehelen te rapporteren.

Lees ook: Rapportage en prognose van projecten moeiteloos in realtime

„Ik vraag minstens één keer per maand rapporten op. Als het nodig is, kan het ook vaker. Ik volg best veel rapporten, zoals de doorsnee verkoopcurve, aankomende projecten, het factureringspercentage, de rapportage van de werkuren en het tijdpad van de resourcing. Ik heb voor mezelf twee eigen dashboards aangemaakt, waarop ik de maandfacturatie en de factureringsprognose opvolg, evenals het aantal interne uren,” vertelt Pajunen.

Het beste aan Severa vindt hij het duidelijke geheel: een coherente pijplijn, waarmee je de hele looptijd van een project van lead tot factuur kunt opvolgen. De belangrijkste informatie voor specialistenwerk staat allemaal op één plek en dat schept duidelijkheid in het beheer van het geheel. De kers op de taart is de financiële integratie, waardoor facturen van Severa automatisch naar het financieel systeem gaan voor verzending en tegelijk in de boekhouding worden opgenomen.


Visma Severa