Rentabiliteit is een van de belangrijkste indicatoren van een bedrijf. Het meet de verhouding tussen de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. In een deskundig bedrijf betekent dit hoeveel factureerbaar werk er in het bedrijf wordt gedaan in vergelijking met onproductief werk en andere kosten.

Het ERP-systeem leveren doorgaans betrouwbare gegevens over de verkoopopbrengsten en het berekenen van de werkelijke kosten is vrij eenvoudig via inkoopfacturen.

Transparante informatie over winstgevendheid krijgt echter alleen door ook die kosten op te nemen die niet als directe facturen naar uw bedrijf komen. Deze omvatten inefficiënt werk door werknemers – om welke reden dan ook – of tijd besteed aan onbetaald werk.

Het verbeteren van de rentabiliteit van een bedrijf begint met het identificeren van de onderliggende oorzaken. We hebben de meest voorkomende redenen voor een slechte rentabiliteit op een rijtje gezet met tips om ze op te lossen.

1. Problemen in de pricing en de verkoop

Producten en diensten moeten winstgevend worden geprijsd, zodat er voldoende marge is voor het werk. Het juiste prijsmodel helpt uw marges te verbeteren. Kunt u op waarde gebaseerde of marktgebaseerde prijzen gebruiken in plaats van op kosten gebaseerde prijzen?

Let ook op het vlotte verloop van de verkoop. Als de verkoop hapert, komen uw inkomsten niet als een gestage stroom. Verkoopproblemen zijn het gemakkelijkst te herkennen aan de hand van een klantrelatiebeheersysteem. Gebruik dus een effectief CRM-systeem en geselecteerde maatregelen om de verkoopefficiëntie te verhogen.

2. Er zijn veel ondersteunende functies in verhouding tot het aantal facturerende medewerkers

Elk deskundig bedrijf heeft werknemers wiens taken het bedrijf ondersteunen, maar geen inkomsten genereren. Hoewel sommige ondersteunende functies van vitaal belang zijn, is de directe waarde van deze medewerkers moeilijk te berekenen. Daarom moet de behoefte aan elke ondersteunende rol zorgvuldig en vanuit meerdere perspectieven worden overwogen. Soms is outsourcing een verstandige investering.

3. Onnodige kosten en gratis werk voor klanten vreten aan je productiviteit

Kosten zijn onvermijdelijk, maar met een verstandige planning kunt u de meeste minimaliseren. Met name de vaste kosten moet u in de gaten houden. Zitten daar zaken tussen die u goedkoper kunt aankopen of misschien zelfs helemaal kunt opgeven?

Gratis werk voor de klant knaagt aan uw rentabiliteit, en daarom kunt u het beste van klant tot klant beoordelen hoeveel extra werk nog redelijk is. Voor de grootste klanten is het vaak slim om gratis extra werk aan te bieden, terwijl het voor micro-klanten geen minuut waard is. Als onbetaald werk onvermijdelijk is voor een goede klantrelatie, moet u in ieder geval alle tijd registreren die u aan de klant besteedt om de rendementsberekeningen realistisch te houden.

4. Factureerbare uren, onkosten en vaste posten ontbreken

In een deskundig bedrijf vloeit de cashflow voort uit de werktijd die door medewerkers aan klanten wordt gefactureerd. Daarom is het van cruciaal belang dat elke medewerker de werkuren systematisch en regelmatig registreert. Een gebruiksvriendelijk ERP-systeem helpt enorm bij tijdschrijven.

Als u alle uren correct registreert, krijgt u de juiste hoeveelheid werk op uw facturen en krijgt u altijd een realistisch en actueel beeld van de rentabiliteit van uw werk. Uiteraard moeten alle kosten en vaste posten van de projecten in de boekingen worden opgenomen. Alle aankopen voor een klantproject, zoals gekochte advertentieruimte of ontwerpwerk door een partner, moeten worden toegevoegd aan het project. Dat kunt u automatisch doen, door uw inkoopfacturen te linken of handmatig.

5. De bezettingsgraad van de medewerkers is laag

Naast het schrappen van ondersteunende rollen, moet u ook de andere hoeveelheden intern werk aan een kritische blik onderwerpen. Nauwkeurig geregistreerde werktijden geven een realistisch beeld van de bezettingsgraad van de medewerkers.

Als een groot deel van de werktijd aan niet-rendabel werk wordt besteed, maak dan een plan om niet-gefactureerde werktijd tot een minimum te beperken. Soms is de reden simpelweg inefficiënte werkwijzen of bijvoorbeeld de tijd die wordt besteed aan het opzoeken van informatie.

6. Productisering en processen schieten tekort

Productisering en duidelijke bedrijfsmodellen verhogen de rentabiliteit aanzienlijk. Productisering in een deskundig bedrijf betekent het verpakken van diensten in reproduceerbare entiteiten.

Dit opnieuw verpakkingen vergroot de marge van uw diensten, omdat het gemakkelijker is om diensten te produceren, te verkopen en te kopen als een pakket. Zo kunt u met dezelfde inspanning zowel de verkoop doen stijgen als de kosten voor productie en verkoop omlaag halen.

7. Handmatig factureren veroorzaakt fouten en kost te veel tijd

Het is duidelijk dat onnodig werk de kosten verhoogt. Handmatige facturering kost tijd die u evengoed kunt besteden aan meer winstgevend werk. Handmatige facturering brengt naast verloren werktijd ook het risico op fouten met zich mee.

Elektronische facturering vermindert de kans op risico’s aanzienlijk wanneer informatie over werktijden en andere kosten met een enkele klik van ERP naar het financiële beheersysteem wordt overgebracht.

8. Taken worden niet verstandig geprioriteerd en het opzoeken van informatie kost te veel tijd

Als klant- en projectinformatie verspreid is over afzonderlijke systemen, Excel-bestanden en in het slechtste geval een whiteboard met post-its, kost het onnodig veel tijd om informatie te vinden en te delen. Wat dacht u ervan om alle projectinformatie op één plaats te verzamelen waartoe alle medewerkers toegang hebben, ongeacht tijd en plaats?

Dit kan heel eenvoudig met een ERP-systeem en integraties die projectgegevens van verkoop tot facturatie samenbrengen. Naast een agile systeem heeft u ook nieuwe manieren van werken en besluitvorming nodig. Time is money, dus met verstandig delegeren en focus op de essentie heeft u de sleutel in handen om uw bedrijf winstgevender te maken.

9. Coaching en monitoring ontbreken

Een simpele reden voor het stilvallen van de rentabiliteit is het gebrek aan monitoring. Als de klant- of de projectwinstgevendheid niet wordt bewaakt, is het niet mogelijk om tijdig te anticiperen op mogelijke problemen en is het moeilijk om fouten te corrigeren.

Wanneer duidelijke strategische beslissingen en een goed overzicht van de situatie en de ontwikkeling van de projectactiviteiten ontbreken, komt u ook gegarandeerd in de problemen. Dankzij de data van het ERP-systeem bewaakt u de voortgang van projecten en wordt besluitvorming eenvoudiger. Bepaal van tevoren wat uw belangrijkste maatstaven zijn en hoe u op mogelijke probleemsituaties gaat reageren.

10. Het bijhouden van projectkosten en werkuren laat te wensen over

Naast de rentabiliteit van het hele bedrijf, is het voor de projectmanager belangrijk om de winstgevendheidscijfers ook op personeels- en projectniveau te monitoren.

Op individueel niveau is het zinvol om het gemiddelde uurtarief en factureringspercentage van uw medewerkers te meten. Dezelfde parameters kunnen ook per project worden gebruikt. Met name regelmatige monitoring helpt om knelpunten te identificeren, zodat u snel kunt inspelen op veranderingen en mogelijke bottlenecks.

Bent u klaar voor meer rendabele groei?

Als de redenen voor uw rendabiliteitsprobleem eenmaal duidelijk zijn, wordt het tijd om de koe bij de horens te grijpen en in praktijk te brengen wat u zonet geleerd hebt.

U kunt bijvoorbeeld uw groei ondersteunen door uw systeem te upgraden naar Visma Severa. Met effectieve ERP worden winstgevende activiteiten een vast onderdeel van uw dagelijkse bedrijfsvoering.


Visma Severa