PSA Software ingebruikname – de beste tips voor succes

De implementatie van een PSA Software wordt vaak gezien als een uitdaging.

Op basis van onze ervaring met duizenden implementaties stelden wij een aantal tips samen om u te begeleiden naar een succesvolle implementatie en gebruik van het systeem.

1. Wees zeker van uw commitment

Om een goede aankoopbeslissing te kunnen maken, heeft u zekerheid nodig over het tijdstip van invoering, de projectmanager, de resources en het commitment aan de overstap.

Het is ook de moeite waard om van tevoren na te denken over de doelstellingen ten opzichte van de overstap en de ijkpunten. Door resources te faciliteren en de voordelen van de verandering duidelijk te communiceren, kan de uitrol zonder verrassingen verlopen en kunnen de werknemers meer bij de overstap worden betrokken.

2. Koppel de nieuwe PSA-Software aan het geheel

Bekijk hoeveel systemen door één persoon worden gebruikt en hoe de software die u koopt deel uitmaakt van het geheel. In welk systeem wordt de data verzameld? Welke data wordt overgedragen en hoe vaak? Is er sofware in gebruik die overlapt met andere of zelfs geheel overbodig is?

Kies een zo volledig mogelijk hoofdsysteem en streef naar een geautomatiseerd, interoperabel geheel van software. Een succesvol pakket zorgt ervoor dat voor het grootste deel van de gebruikers één systeem volstaat.

3. PSA-Software implementeren als geheel

Fasering van de implementatie van PSA-Software is gerechtvaardigd als u haast heeft om een oplossing te vinden voor een specifieke acute situatie, als uw organisatie groot is of als het voor uw bedrijf een uitdaging is om voldoende tijd uit te trekken voor een eenmalige integrale implementatie.

Gefaseerde invoering is ook nuttig om het systeem te leren kennen. Bij het begin van elke volgende stap kun u altijd teruggaan naar de vorige stap en heeft de klant de gelegenheid om vragen te stellen en zijn kennis te verdiepen. In zulke gevallen is het mogelijk de systeeminstellingen precies af te stellen, wat doorgaans vaak resulteert in een uitstekende ingebruikname. De feedback van de klanten over de gefaseerde uitrol is ook zeer positief.

4. Goede verdeling van verantwoordelijkheden

Tijdens de implementatiefase zal worden bepaald hoe het systeem het best kan worden aangepast aan de manier van werken van de onderneming. Samen met de klant worden verantwoordelijkheden afgesproken, bijvoorbeeld voor het creëren van instellingen, het invoeren van belangrijke gegevens in het systeem en het overbrengen van gegevens uit vorige systemen. Bij de verdeling van de verantwoordelijkheden is het raadzaam de vereiste acties af te stemmen op de interne resources van de onderneming.

Is er voldoende tijd of knowhow om het zelf te doen, of moet het worden uitbesteed aan een systeemleverancier? Als er zich onoverkomelijke problemen voordoen, doet u er altijd goed aan om hulp te vragen. Het duurste voor een bedrijf wordt het als men hetzelfde werk meerdere keren moet doen. Vooral als dat ertoe leidt dat de onderneming niet de vruchten van de hervorming kan plukken.

5. Gemeenschappelijk doel: succesvolle implementatie van de PSA-Software

Omdat een systeemleverancier tevreden en langdurige klanten wil, kunt u erop vertrouwen dat de opdrachtgever en de leverancier goed samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Op deze manier ligt de verantwoordelijkheid voor een succesvolle uitvoering altijd bij beide partijen. De rol van de systeemspecialist bestaat erin de implementatie gemakkelijk en zorgenloos te maken.

Wanneer de klant zich met de nodige resources toewijdt aan de tijdsplanning en zorg draagt voor zijn eigen verantwoordelijkheden, is er genoeg tijd om samen met de trainer effectief de geagendeerde taken uit te voeren. Op deze manier vindt het leren plaats onder de deskundige leiding van een systeemexpert en is het eindresultaat naar wens in termen van zowel configuratie als gebruikersvaardigheden.

De samenwerking hoort niet te stoppen na de ingebruikname. Zorg ervoor dat u tijd vrijmaakt voor een follow-upmeeting met de systeemleverancier om de aangebrachte wijzigingen en het halen van de doelstellingen te bespreken.

Meer informatie over het Visma Severa implementatieproces vindt u op onze website.

Elke implementatie wordt gedreven door de wens om te veranderen, om de bedrijfsvoering te verbeteren en om het bedrijf naar betere resultaten te leiden. Is uw bedrijf ook aan een verandering toe?