Het verschil tussen PSA en ERP-software

Zijn PSA en ERP software hetzelfde? Beiden zijn softwareapplicaties en Enterprise Resource Planning systemen. Lees dit blog en ontdek het verschil. Na het lezen ben jij bekend met de verschillende kenmerken. Ook kun je een advies geven of bedrijven het beste kunnen kiezen voor een PSA of ERP-systeem.

ERP-software-software is ontwikkeld om specifiek te voldoen aan de behoeften van een bedrijf dat producten verkoopt. PSA-software is daarentegen ontworpen voor bedrijven die vooral hun tijd en expertise verkopen in plaats van alleen fysieke producten. 

Wat is een ERP-systeem?

ERP is de afkorting van Enterprise Resource Planning. Een informatiesysteem dat wordt gebruikt om dagelijkse bedrijfsprocessen te automatiseren. Van productieorders, inkoop-, verkoop- en voorraadbeheer tot en met het voeren van de financiële administratie. 

Bedrijven die werken met ERP-software maken veelal een keuze voor een totaal of best-of-breed oplossing. Zij kiezen om software bij één of meerdere softwareleveranciers af te nemen.

Bij de laatste optie is het van belang rekening te houden dat informatie over verschillende systemen versnipperd is. Hierdoor zijn dezelfde gegevens zoals klantgegevens niet altijd up-to-date zijn. De meest voorkomende oplossingen zijn CRM voor verkoop, HCM voor personeelsbeheer, WMS voor magazijnbeheer en Business Intelligence (BI) voor rapportage doeleinden. 

In het verleden waren ERP-applicaties kostbaar. Je investeerde niet alleen in de software, maar je was ook verantwoordelijk was voor je eigen servers en het onderhoud. Naast de aanschafprijs betaalde je een vaste fee voor het onderhoud. Zo kon je support vragen stellen en was je er verzekerd van om de laatste updates te ontvangen. Vaak waren deze applicaties voor kleinere organisaties en start-ups een te dure investering.

Sinds de opkomst van SAAS-oplossingen (Software-As-A-Service) waarbij je op abonnementsbasis de software af kon nemen werd PSA- en ERP software bereikbaarder om mee te starten. Software zelf installeren op dure servers werd daarmee overbodig.

Tegenwoordig is PSA-software de ideale oplossing van veel kleine en middelgrote bedrijven omdat via één centraal systeem bedrijfsprocessen geautomatiseerd.

Wat is een PSA-systeem?

De PSA-software is specifiek ontworpen voor zakelijke dienstverleners. Een een alles-in-een systeem waarin je centraal klantgegevens kunt beheren, offertes opstelt, uren registreert, factureert en medewerker kan plannen voor projecten en taken. Hiermee verschilt een dienstverlenend bedrijf zich ten opzichte van bedrijven die puur alleen producten verkopen, orders verwerken en de voorraad beheren.

Zakelijke dienstverleners verkopen hun kennis en tijd in plaats fysieke of digitale producten. Het proces van zakelijke dienstverleners omvat het verkopen van kennis in de vorm van werkuren en additionele producten. Om die reden zijn softwareoplossingen die gericht zijn project gebaseerd werk een vereiste. Als je PSA-software vergelijkt met een traditioneel ERP-systeem, dan is PSA wendbaarder. ERP-software mist vaak de flexibiliteit en schaalbaarheid om gewenste werkprocessen te automatiseren. Zo is PSA-software meer agile en zijn werkstromen eenvoudiger aan te passen.  

Werk je met PSA-software dan werk je doorgaans online in de cloud. Via je webbrowser en een internetverbinding heb je er altijd en overtal toegang tot. Dit is een zeer wenselijke functie omdat je advies werk van huis, op kantoor of onderweg wilt uitvoeren.

Is PSA het gereedschap van zakelijke dienstverleners?

Laten we met een paar voorbeelden bekijken van verschillende type zakelijke dienstverleners en hoe het PSA-systeem bij de meest typische dagelijkse activiteiten industrieën helpt.

ICT bedrijven

In ICT-bedrijven krijgt elke medewerker door het bouwen van gebruikersrollen voor het management, verkopers en overige experts een dashboard met taken en activiteiten te zien dat het beste bij zijn of haar eigen werk past. IT-diensten en software abonnementen kunnen via periodieke facturen automatisch bij klanten in rekening worden gebracht. Ook kun je implementatietrajecten aanbieden en bij de klant inplannen. Je ziet bijvoorbeeld direct of er voldoende consultants beschikbaar zijn.

Adviesbureaus

In adviesbureaus is de kennis waar de klant voor betaald, factureerbare werktijd. Dagelijkse nauwkeurige registratie in het systeem verbetert de omzet, wanneer alle gebruikte werktijd wordt gefactureerd. Ook wordt kennis tegenwoordig in abonnementsvorm in rekening gebracht tegen een vaste prijs en wil je sturen het leveren van je expertise binnen het afgesproken budget. Meerwerk wil je desgewenst achteraf extra als meerwerk in rekening brengen. 

Marketing- en communicatiebureaus

In marketing- en communicatiebureaus worden zowel producten als diensten verkocht tegen zowel een vaste prijs als op basis van gewerkte uren. Doorgaans wordt er vaak een vaste prijs afgesproken zoals het bouwen van een website of webshop.

Je wilt sturen op de verbruikte werkuren om binnen budget te blijven. Ook worden er abonnementen of strippenkaarten aangeboden om diensten te leveren zoals: contentmarketing en SEO. 

Architectenbureaus

In architectenbureaus is het maken van flexibele facturatieplannen een must have. Of je nu een vaste aanneemsom afspreekt, periodieke facturen verstuurt, werkuren op basis van nacalculatie in rekening brengt of facturen in delen wilt versturen. De informatie op de facturen bestaan doorgaans automatisch uit de projectinformatie en geregistreerde werkuren. Meer geavanceerde facturatie plannen zijn wenselijk om flexibel facturen direct op gewenste data of na het afronden van een project- fase-, of subfase te versturen. 

Wat zijn de verschillen tussen PSA en ERP software?

• PSA komt tegemoet aan je wensen als zakelijke dienstverlener waarbij het werk veelzijdig, mobiel en locatie onafhankelijk is. PSA is daarmee wendbaarder om aan te passen. Oudere ERP-systemen zijn daarentegen duurder en moeilijker aan te passen en te updaten.
  
• Werk je met een verouderd ERP-pakket? Dan heb je vaak aanvullende oplossingen nodig zoals: CRM- en PSA-systemen. Via API’s kun je gegevens tussen verschillende systemen uitwisselen.
  
• Met PSA werken je met verschillende functies zoals: CRM, offertes opstellen, taakmanagement, urenregistratie, projectplanning, capaciteitsplanning, facturatie en uitgebreide rapportages, KPI’s en targets. 

• Versnipperde informatie vertraagt ​​het management om snel en de juiste beslissingen te nemen. Met PSA beschik je over actuele rapportages en informatie vanaf één centrale plek. Het helpt het management en directie-leden om betere beslissingen te nemen.
  
• Doordat je in één centraal operationeel systeem samenwerkt, bevorder je dat medewerkers informatie dagelijks vastleggen. Zij ervaren het gemak dat informatie actueler en betrouwbaarder is. Personeel zal het werk positiever ervaren en voeren het werk met meer plezier uit. Of zij nu thuis, op kantoor of onderweg werkzaamheden uitvoeren, met PSA is informatie overal online toegankelijk.

7 redenen om voor PSA-software te kiezen

1. PSA kun je eenvoudig integreren met andere systemen zoals: CRM, ERP, HRM, boekhouding etc.
2. PSA omvat veel verschillende functies zoals: CRM, offertes maken, projectmanagement, urenregistratie, facturering, capaciteitsplanning en rapportages.
3. PSA-software bespaart je tijd en frustraties omdat werkprocessen worden geautomatiseerd. Vroeger werd er veel handmatig werk in Excel uitgevoerd.
4. Rapportages zijn real-time en het aantal fouten wordt geminimaliseerd ten opzichte van het gebruik van Excel. Doordat iedereen centraal werkt in actuele informatie op elk moment voor iedereen voor handen.
5. Samenwerken in in één centraal systeem heeft als voordat dat het voor het managementteam en directieleden gemakkelijker is om inzicht te krijgen in de meest succesvolle winstgevende en onrendabele projecten.
6. De facturatie is voor iedereen overzichtelijker en de cashflow blijft stabiel doordat projecten zich binnen één systeem moeiteloos doorlopen. Van het aanbieden van offertes, het leveren van de diensten en/of producten tot en met facturatie. 
7. Op basis van verkoopprognoses kun je sneller en nauwkeuriger reageren op verschillende uitdagingen. Zo speel je sneller in op zowel interne als externe omstandigheden.