Veilig elektronisch je factuur versturen via Peppol

Meer dan 350.000 bedrijven in Nederland en Scandinavië hebben Visma’s AutoInvoice gekozen als hun tool voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen. Het is een optionele functie die je in Visma Severa kunt gebruiken om snel, kostenefficiënt en betrouwbaar je facturen te verzenden.

Wil jij meer weten over e-facturatie en het veilig versturen van facturen via de dienst Peppol, lees dan ons blog!

Wat is e-facturatie?

Je kunt op verschillende manieren een factuur naar je klant versturen. Per post, e-mail (pdf-bijlage) of elektronisch factureren. Als je een elektronische factuur per e-mail verstuurt dan ontvangt de klant naast een .pdf-bijlage ook een UBL-factuur. De klant herkent de elektronische factuur doordat er in de e-mail als bijlage .XML-file is toegevoegd. Dit digitale bestand omvat code met jouw factuurgegevens gebaseerd op de Universal Business Language (UBL). E-facturatie wordt in Severa aangeboden via de additionele functie Autoinvoice. Klik hier voor meer informatie.

Waarom elektronisch factureren?

Doordat een elektronische factuur een digitaal bestand is (dus geen PDF), waarbij alle gegevens volgens een vaste structuur in het bestand staan, kunnen deze elektronische verkoopfacturen automatisch in het door jouw klant gebruikte boekhoudsysteem als inkoopfactuur worden herkend. Alhoewel de meeste softwareleveranciers deze functionaliteit tegenwoordig aanbieden, adviseren wij je wel dit van te voren te controleren. 

Met name zakelijke B2B en facturen naar overheden worden tegenwoordig elektronisch verzonden. Het handmatig verwerken van facturen is daarmee echt verleden tijd! Het elektronisch factureren is gunstig voor zowel de verkopende partij als de leverancier omdat de doorlooptijd wordt verkort, het risico op menselijke fouten wordt verminderd, het kostenefficiënter is en jouw klant sneller en eenvoudiger de factuur kan betalen.

Maar hoe weet jouw klant nu zeker of factuur daadwerkelijk door jou is verzonden en geen spookfactuur betreft? Dit kun je oplossen door je elektronische facturen te versturen via het Peppol-netwerk. Stuur daarom je facturen voortaan elektronisch via het Peppol netwerk om cyberrisico’s te verlagen.

Wat is Peppol en hoe kan ik veilig factureren?

In Visma Severa kun je facturen afdrukken, e-mailen of elektronisch verzenden. Ben je op zoek naar een veilige en efficiënte manier op jouw facturen te versturen, dan is e-facturatie via Peppol dé oplossing. Peppol is een uitwissing infrastructuur om elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Wist je dat de Nederlandse overheid zelfs verplicht is om e-facturen te ontvangen en te verzenden? Het uitwisselen van de facturen gaat via accesspoints die versleutelde berichten (facturen) naar elkaar versturen.

Voor wie is Peppol geschikt?

Elke klant kan via Severa veilig facturen via het Peppol netwerk versturen. Zo kun je facturen versturen naar bedrijven en overheden. Het maakt ook niet uit of je zelfstandig ondernemer bent of dat je bij een grote organisatie werkt. Het is voor iedereen! Doordat je met Peppol kunt identificeren via een Peppol ID dat bestaat uit een KvK, BTW- of IBAN-nummer kunnen bedrijven en overheden elkaar automatisch identificeren. Zodra jij een factuur verstuurd weet de ontvanger meteen dat jij degene bent die de factuur daadwerkelijk verstuurd.  Zo voorkom je spookfacturen en tikfouten en worden facturen sneller betaald.

De interactieve rondleidingen zijn geweldig. In korte tijd leer je zo het programma kennen. Soms wil je à la minute antwoord op een specifieke vraag. Dan gebruiken wij de helpzoekmachine en hebben wij binnen twee seconden een antwoord. Dit bespaart ons veel tijd. We hoeven dan ook niet te wachten op een antwoord van de helpdeskmedewerker. Al moet ik wel bekennen dat de helpdesk van Visma Severa ook erg snel is.”

Hoe werkt Peppol in Visma Severa?

Elk land heeft zijn eigen officiële register dat informatie bevat welke bedrijven e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. In Visma Severa is het mogelijk om het elektronische factuuradres en de operatorcode van de klant rechtstreeks in de accountgegevens in te voeren en deze samen met de factuur naar AutoInvoice te sturen. AutoInvoice stuurt de factuur naar het opgegeven e-invoiceadres. Als er geen e-factuuradres is opgegeven voor account in Visma Severa, zoekt AutoInvoice automatisch in het officiële register of de klant e-facturen kan ontvangen en stuurt de factuur naar het e-factuuradres dat in het register is gevonden. Is de klant niet aangesloten op Peppol dan kun je instellen dat jouw klant de factuur per e-mail ontvangt. Peppol wordt in Visma Severa aangeboden via de functie Autoinvoice. Lees hier verder hoe het werkt.

Kan ik zelf ook inkoopfacturen via Peppol ontvangen?

Visma Severa is zelf geen boekhoudpakket, maar werkt wel samen met vele boekhoudsoftware leveranciers. Dat betekent dat als je een verkoopfactuur (elektronische) hebt verzonden er automatisch een verkoopjournaalpost wordt geboekt in onder meer: Visma.net, Visma e-accounting, Exact, Twinfield of Snelstart. Klik hier voor alle koppelingen. Ook bieden deze partijen goede functionaliteiten om inkoopfacturen automatisch te herkennen en te verwerken en bieden oplossingen op het gebied van procurement.

Factureer veilig elektronisch met Visma Severa

Werk je al met Visma Severa en heb je nog geen Autoinvoice account? Klik dan hier om te lezen hoe jij je direct kunt registreren. Ben je nog niet bekend met Visma Severa neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie en we laten je graag zien hoe je CRM, urenregistratie, project planning, resource planning en facturatie kunt combineren.