Drie praktische strategieën om de bezettingsgraad te maximaliseren

Enkele jaren geleden maakten we kennis met een klein bedrijf, waar de medewerkers hun gewerkte uren gemiddeld eens in de maand registreerden. Althans voor zover de medewerkers zich dat nog konden herinneren. Je kunt je misschien wel voorstellen dat de urenregistratie zich hierdoor erg chaotisch verliep omdat iedere medewerker het op zijn eigen manier deed.

Toen het bedrijf Visma Severa in gebruik nam, legden ze als eerste vast dat iedereen vanaf dat ogenblik dagelijks zijn werkuren zou registreren. Daarbij werd ook een vaste manier afgesproken om werkuren te registreren.

Enkele maanden later vergeleken ze hun nieuwe manier van werken met de oude en stelden ze vast, dat door het uniforme beleid van urenregistratie een omzetstijging van 20% was gegenereerd.

Wat zijn dan de drie strategieën, waarmee je optimaal de bezettingsgraad binnen jouw team kunt benutten en zeker bent van een gelijkmatig verdeelde werkdruk?

Strategie 1: Creëer een gemeenschappelijk beleid en een goede systeemintegratie

Verbetering van de bezettingsgraad betekent niet dat je jouw werknemers moet uitputten met een zware werklast en een klein aantal mensen.

Het gaat vooral om een uniforme intern beleid en de interoperabiliteit van financiële, personeels- en projectmanagementsystemen. Die zorgen voor efficiëntie en productiviteit in uw bedrijf.

Strategie 2: Geef alle werknemers toegang tot de financiële informatie

In traditionele bedrijven hebben werknemers beperkt toegang tot informatie. Elke vaste kracht heeft net genoeg toegang tot het gedeelde systeem hebben om zijn eigen uren in te voeren. Maar hoe kan je productief werken als je niet weet wat de doelstellingen zijn en de financiële ijkpunten voor je eigen werk niet ziet?

Moderne bedrijven geven al hun werknemers toegang tot bijna alle informatie. Idealiter gebeurt dit via een goed applicatie-ecosysteem, zodat je met eenmaal inloggen overal bij kunt.

Als de werknemers zien welke doelen nagestreefd worden, kunnen ze bijdragen tot de ontwikkeling van de onderneming en constructieve suggesties doen over de beste manieren om die doelen te bereiken. Onderzoek wijst uit dat het stimuleren van werknemersparticipatie de motivatie en betrokkenheid verhoogt.

Strategie 3: Maximaliseer de bezettingsgraad met behulp van Visma Severa – rekening houdend met een kleine marge

Resourcing vereist continu onderhoud en inzet van het hele personeel. Er lijkt een misverstand te bestaan over het verband tussen resourcing en het maximaliseren van de bezettingsgraad. Bedrijven denken vaak dat in een ideale situatie de werknemers voor ongeveer een maand vooruit 100% ingezet moeten zijn.

We weten echter allemaal dat het arbeidsleven vandaag de dag vol verrassingen en veranderingen zit. Om op veranderingen voorbereid te zijn, is het belangrijk om de personeelsbezetting niet boven het niveau van 80-90% te laten komen.

Een zekere mate van speling is belangrijk om tijd over te hebben voor onverwachte opdrachten. Denk bijvoorbeeld aan brainstorm sessies om nieuwe ideeën te ontwikkelen. Als men zich te veel concentreert op het maximaliseren van de klantgerichte bezetting, verwaarloost het eigen interne ontwikkelingswerk.

In Visma Severa kun je taken plannen en prioriteren op basis van de urgentie. Tegelijk kun je ervoor zorgen dat er in de agenda ruimte blijft voor dringende en niet dringende taken.