De stappen van een project van begin tot einde

Bent u al eens betrokken geweest bij het plannen of uitvoeren van een project? In dat geval weet u hoeveel verschillende en emotionele stappen de levenscyclus van een project omvat.

Traditioneel worden projecten onderverdeeld in vier fasen: initiatief, ontwerp, realisatie en voltooiing. Als u bij elke stap met een paar dingen rekening houdt, brengt u uw project gegarandeerd tot een succesvol einde. Na het lezen van deze tekst weet u wat er op uw to-do-lijst hoort.

1. Het initiatief

De eerste stap van een project is de initiatieffase, waarin de noodzaak voor het project wordt geïdentificeerd en het project wordt gedefinieerd. De behoefte wordt duidelijk wanneer u aan uzelf en uw cliënt vraagt ​​“wat” en “waarom”. Wat gaan we doen en waarom moeten we dat doen? Zonder noodzaak heeft het weinig zin een project uit te voeren.

Wanneer de behoefte duidelijk is, definieert u vervolgens de concrete doelstellingen van het project. Hoe nauwkeuriger u aan het begin van het project de doelen stelt, des te concreter u de uitvoeringsplannen kunt maken om ze te bereiken. Als u een project doet voor een klant, vraag hem dan om concrete voorbeelden te laten zien van wat voor soort eindresultaat hij nastreeft.

Definieer in de opstartfase ook een voorlopige werklast en budgetraming voor het project. Plan welke stappen er bij het project betrokken zijn en bepaal hoeveel tijd ze waarschijnlijk zullen kosten. Kijk intern welke teamleden u bij het project gaat betrekken en denk na over de taakverdeling, rekening houdend met de planning. Zoek indien mogelijk ook uit waarvoor u externe hulp nodig heeft en stuur de nodige offerteaanvragen.

Initiatieffase to-do:

• Definieer het doel en het beoogde resultaat
• Stel een voorlopige planning en budget op
• Maak een inschatting van de werklast
• Stuur de nodige offerteaanvragen naar onderaannemers

2. Het ontwerp

De tweede fase van het project is het opstellen van een gedetailleerd projectplan, waarin ook de plannen zijn opgenomen voor de voortgang en uitvoering van de meest kritieke kwesties voor het project. Het evalueren van een nauwkeuriger projectplanning en werklast is een van de belangrijkste onderdelen van het ontwerp. Probeer niet de duur van het project als geheel in te schatten, maar verdeel het project in stappen en maak een inschatting van de benodigde tijd en kosten voor elk onderdeel afzonderlijk.

Baseer waar mogelijk uw werklast- en kostenramingen op historische gegevens, d.w.z. door te kijken naar concrete cijfers van eerdere projecten. Zo worden uw schattingen zo nauwkeurig en waarheidsgetrouw mogelijk. Met behulp van een projectmanagement software kunt u de informatie van elk project nauwkeurig vastleggen en deze informatie ook gebruiken bij het ontwerpen van toekomstige projecten.

Houd in de planning rekening met de interne en externe afhankelijkheden van de verschillende subtaken. Interne afhankelijkheden hebben betrekking op hoe lang het duurt voordat medewerkers elke taak voltooien en hoe taken kunnen vorderen om redenen die aan de eigen medewerkers kunnen worden toegeschreven.

Externe afhankelijkheden zijn bijvoorbeeld de doorlooptijden van verschillende vergunningaanvragen of de planningen van een externe controleur. Iedereen die heeft geholpen bij de bouw van zijn of haar eigen huis of dat van een vriend, weet dat het dak pas kan worden gebouwd als de muren en funderingen in orde zijn. Voorzie dus voldoende tijd voor de taken waarop andere taken moeten wachten. Als de eerste stap uitloopt, loopt het hele project achter op schema. Gebruik bijvoorbeeld een Gantt-diagram, waarbij u elke taak gemakkelijk op de projecttijdlijn kunt markeren.

Lees ook: Agile methoden voor projectmanagement

Het succes van een project kan worden gemeten aan de hand van indicatoren zoals klanttevredenheid en projectmarge. Bepaal welke cijfers u wilt monitoren naarmate het project vordert en leg deze vast in het projectplan. Neem ook een risicoanalyse op in het plan. De meeste risico’s die leiden tot het mislukken van projecten kunt u vermijden met een zorgvuldig ontwerp en een voldoende losse planning , maar het is ook goed om een ​​noodplan te hebben voor plotselinge rampen.

Boek tot slot een gezamenlijke planningsbijeenkomst voor het hele projectteam, waar u de stappen van de uitvoering kunt bespreken.

Lees ook: De 5 sleutelindicatoren van projectmanagement

Ontwerpfase to-do:

• Stel een gedetailleerd projectplan op
• Maak een nauwkeurige budget- en planningsraming
• Voer een haalbaarheidsonderzoek uit
• Stel de indicatoren vast die u wil meten
• Analyseer de risico’s
• Zorg ervoor dat iedereen die bij het project betrokken is, de doelen, de stappen en het uitvoeringsplan begrijpt

3. De realisatie

In de realisatiefase zijn de plannen duidelijk en wordt het tijd om zoals gepland aan de projecttaken te gaan werken. Als u tijdens de realisatie plots moet afwijken van het oorspronkelijke plan, verwijt uzelf dan niets. Het wijzigen van planningen of kostenramingen tijdens een project betekent niet dat het mislukt. Volgens de wet van entropie heeft alles, inclusief projecten, een inherente neiging om af te wijken.

Geniet van wat u doet en vergeet niet om op regelmatige basis de uren die u aan een project besteedt en de gemaakte kosten in het projectmanagementsysteem vast te leggen.

Realisatiefase to-do:

• Realiseer het project volgens plan
• Accepteer dat het plan wijzigt naarmate het project vordert!
• Registreer projectplanningen, kosten en andere informatie in het projectmanagementsysteem
• Monitor de indicatoren die u hebt ingesteld

4. Voltooiing

Gefeliciteerd! Uw project is afgerond en hopelijk bent u tevreden over het resultaat. Wat nu?

Nadat het resultaat van het project aan de klant is overhandigd of door uzelf in gebruik is afgenomen, stelt u een eindrapport op over het project. Dit geeft u ook nuttige informatie voor de volgende projecten.

Bedank en geef feedback zowel intern aan uw teamleden als aan externe partners. Vraag ook wederzijds om feedback en noteer met name de vervolgideeën die tijdens het project naar voren kwamen. De tevredenheid van klanten en eigen medewerkers is een van de belangrijkste indicatoren van het succes van een project, gebruik daarom bijvoorbeeld NPS-metingen. Geef uzelf tot slot een schouderklopje en bedank uzelf. Dit ging prima!

Slotfase to-do:

• Overhandig het project aan de klant of neem het intern in gebruik
• Maak een eindrapport op
• Bedank uw stakeholders, partners en je eigen teamleden
• Voer eventueel een tevredenheidsonderzoek uit bij de deelnemers aan het project
• Vraag en noteer vervolgideeën op

Wilt u slagen in projectmanagement? Probeer Visma Severa en profiteer een maand lang gratis van de veelzijdige projectmanagementfuncties die dit systeem te bieden heeft.