De 5 sleutelindicatoren van projectmanagement

Elke projectmanager weet het: het succes van projecten moet worden gemeten. Efficiëntie en winstgevendheid zijn moeilijk te monitoren en te rapporteren zonder goed geselecteerde indicatoren.

Waar moet u rekening mee houden bij het kiezen van sleutelindicatoren, en welke KPI’s beschrijven succes het beste?

Wij zetten 5 sleutelindicatoren voor u op een rijtje met handige tips voor het monitoren ervan:

1. Gemiddeld uurtarief
2. Klantentevredenheid
3. Winstmarge
4. Gewerkte uren vs. geschatte uren
5. Projectprijs vs. uurtarief

Houd het simpel

Geen enkel cijfer toont op zichzelf het succes van een project aan, maar u moet ook niet te gretig zijn met sleutelindicatoren. Door onnodig veel dingen te meten wordt het dagelijkse leven van medewerkers alleen maar ingewikkeld en daar zal het projectmanagement onder lijden.

Voor veel organisaties heeft het geen zin om per project KPI’s in te stellen. In plaats daarvan zouden de te meten indicatoren breder gekozen moeten worden op basis van wat het bedrijf in het algemeen wil monitoren.

Zorg ervoor dat elke medewerker het doel van de geselecteerde indicatoren begrijpt. Vaak zien we hoe een bedrijf over geweldige KPI-formules beschikt, maar waar de gewone medewerkers de sleutelindicatoren niet begrijpen.

Het is belangrijk dat het hele team zich inzet voor het vastleggen en waar nodig monitoren van wat er gemeten wordt. Daarom kunt u overwegen om werknemers te belonen voor het markeren van projectinformatie en het gebruiken van sleutelindicatoren.

Werknemers moeten ook de mogelijkheid krijgen om hun belangrijkste indicatoren, zoals hun eigen factureringspercentage, op te volgen.

Gebruik alleen up-to-date en realistische meetresultaten

De indicatoren die u kiest, moeten echt meetbaar zijn en factoren benoemen die überhaupt beïnvloedbaar zijn. Zorg ervoor dat uw hele team de informatie stipt en waarheidsgetrouw registreert – de rapporten die u ontvangt over de projecten zijn maar zo goed als de informatie die in het systeem is ingevoerd.

Het meten en bijhouden van de uren die aan een project zijn besteed, moet in de verkoopfase al beginnen. Om waarheidsgetrouwe informatie te krijgen over de rentabiliteit van een project, moeten alle onkosten aan het juiste project worden toegewezen.

Als je wilt weten wat er fout is gegaan, wat er goed is gegaan en waarom, moet het team in een vroeg stadium kunnen inschatten hoeveel tijd er aan het project wordt besteed en die beoordeling spiegelen aan wat gerealiseerd wordt.

Sleutelindicatoren helpen uw hele projectteam

Indicatoren die het bereiken van doelen meten, helpen de projectmanager en het projectteam om de gebieden te identificeren die ontwikkeling vereisen, zowel bij het uitvoeren van projecten als in hun eigen werk.

Een van de doelen van de sleutelindicatoren is dat medewerkers door het gebruik en de monitoring ervan bijleren en hun eigen skills ontwikkelen. Zo kunt u uw klanten ook betere resultaten bieden.

Zodra de indicatoren zijn geselecteerd en informatie is verzameld, is het cruciaal om ze ook actief te monitoren. Gebruik indicatoren om de voortgang van het project te volgen en indien nodig snel te reageren.

De sleutelindicatoren en belangrijkste parameters van een project

1. Gemiddeld uurtarief

(Facturering / Uren)

Het gemiddelde uurtarief is een goede indicator voor zowel rentabiliteit als efficiëntie en dat maakt het een relevante en universele maatstaf in vrijwel elke branche.

De berekeningsformule voor een sleutelindicator houdt u best simpel: deel het bedrag, dat voor het project wordt gefactureerd, door de uren die aan het project zijn besteed. Naast het gemiddelde uurtarief voor het hele project, houdt u best ook het cijfer per medewerker in de gaten.

2. Klantentevredenheid

Het meten van klanttevredenheid is een van de belangrijkste indicatoren om het succes van een project te meten. Klanttevredenheid kan op veel verschillende manieren worden gemeten, bijvoorbeeld als continu proces op basis van de NPS-score of tijdsgebonden met traditionele enquêtes.

Het belangrijkste is dat de tevredenheid van de klant over het resultaat en de samenwerking van het project op enige schaal wordt onderzocht en vergeleken met eerdere resultaten. In veel gevallen zijn tevreden klanten die uw product of diensten aan anderen aanbevelen zelfs belangrijker dan winstmaximalisatie.

3. Winstmarge

(Facturering – Projectonkosten)

De winstmarge en het margepercentage van het project zijn de belangrijkste indicatoren voor rentabiliteit. De winstmarge geeft aan hoeveel het project zal genereren (als vaste of uurprijs) na aftrek van de projectkosten. Kosten die de marge verassend laten dalen, zijn bijvoorbeeld projectvertragingen, de aankoop van extra uitbesteed werk of materiaalkosten.

Om het meest realistische resultaat voor de marge te halen, moeten alle projectkosten, of het nu gaat om werkuren, reiskosten of aankopen, worden meegenomen in de berekeningen. Vaak worden bijvoorbeeld gereedschappen of subcontracten die niet aan de klant zijn gefactureerd, niet onthouden als projectkosten, en dat beïnvloedt de realiteit van het dekkingspercentage.

4. Gewerkte uren vs. geschatte uren

De verhouding tussen geschatte uren voor het project en de gewerkte uren geeft belangrijke informatie over de voortgang van het project. Aan het einde van het project vertelt het u natuurlijk ook hoe succesvol de resourcing aan het begin was.

Het monitoren van de sleutelindicatoren geeft u belangrijke inzichten voor het ontwerp en de prijsstelling van toekomstige projecten. In ieder geval moet u voor elk projectvoorstel uw eigen kosten inschatten en de prijs zo vast te stellen, dat het winstgevend is.

5. Projectprijs vs. uurtarief

Een bedrijf dat vaste projectprijzen hanteert, vraagt ​​zich misschien af ​​of het project een beter rendement kan behalen met facturering op uurbasis. Deze indicator geeft aan welk factureringsmodel winstgevender is voor het project.

In de praktijk wordt de contractprijs van een project met een vaste prijs vergeleken met de uurtarieven van de medewerkers en de tijd die aan het project als geheel wordt besteed. Severa heeft een eigen berekeningsformule voor deze indicator, zodat u direct vanuit het systeem kunt zien hoeveel voor het project gefactureerd had kunnen worden met uurtarieven.

De projectmanagementsoftware helpt met up-to-date registraties

Het gebruik van een goed werkende projectmanagement software helpt bij het vastleggen van hoogwaardige en actuele informatie. Door de resources die aan het project zijn besteed (uren en euro’s) bij te houden, krijg je transparante en realtime informatie over de voortgang van het project.

Met Visma Severa kunt u eenvoudig rapporten verzamelen om het management te helpen bij het nemen van beslissingen en om het leerproces van elke medewerker te ondersteunen.