Tijdens gesprekken komen we nog steeds de overtuiging tegen dat Excel een goedwerkend systeem is voor projectmanagement. Heeft u zich ooit afgevraagd of deze oplossing echt het meest geschikt is voor uw eigen team?

Voor soepel en transparant projectbeheer is vaak meer nodig dan een eenvoudige spreadsheet-tool. Zeker wanneer er een overlappende planning ontstaat van verschillende gelijklopende projecten, medewerkers en ontwerpen, wordt het managen van projecten in Excel lastig. We zetten voor u zes redenen op een rijtje om te overwegen Excel op te geven.

1. Gebruik uw werktijd efficiënter

Er staan gegarandeerd tientallen, zo niet honderden kant-en-klare Excel-templates voor projectbeheer online, maar ze zijn allemaal ontworpen voor de doorsnee behoeften van een doorsnee bedrijf. Om ervoor te zorgen dat uw team profiteert van de spreadsheets, moeten ze telkens worden aangepast aan elk nieuw project.

En hoe zit het met de groei van uw bedrijf? Het bouwen en bewerken van spreadsheetsjablonen, evenals het onderhouden en overdragen van gegevens, kost zoveel tijd dat de tijdige aanschaf van een projectmanagementsysteem waarschijnlijk een goedkopere oplossing zou zijn geweest. U kunt uw eigen werktijd en de euro’s die u uitspaart, gebruiken voor productievere activiteiten.

2. Beheer overlappende projecten op een systematische manier

In Excel is het moeilijk om een totaalbeeld te krijgen van uw projecten. Als er meerdere projecten zijn, wordt het navigeren tussen verschillende projecten en het opvolgen van de werktijden en taken van de teamleden bijzonder problematisch. Met name de projectmanager profiteert van een efficiënter systeem waarin de toewijzing en reorganisatie van personeelsmiddelen moeiteloos verlopen. U ziet de werkdruk van alle teamleden en volgt moeiteloos de actuele situatie van verschillende projecten

Een project begint altijd met de sales, dus moet in de ontwerpfase ook met hun behoeften rekening worden gehouden. Zonder een geschikt programma zult u waarschijnlijk verschillende Excel-bestanden moeten bijhouden, waarin u de contacten voor de verschillende fasen van het project verzamelt, evenals de contacten die zijn gelegd door het salesteam. Door informatie op één plek te centreren, wordt het voor het hele team gemakkelijker om van verkoop tot facturering te werken.

3. Efficiënt resourcen

Zelfs als de projecten anders in hun eigen programma worden beheerd, doen verrassend veel bedrijven nog steeds aan resourcing in Excel. Het gebrek aan flexibiliteit van Excel bij meerdere overlappende projecten en mobiele werkgroepen vormt een uitdaging voor de projectmanager. Als er aparte Excel-bestanden zijn gemaakt voor verschillende medewerkers en projecten, kan het lijken alsof een teamlid over vrije capaciteit beschikt, zelfs als de persoon al ergens anders is geboekt.

Omdat het delen van gegevens en het gedetailleerd vastleggen problematisch is in Excel, zorgen onder andere afwezigheden van medewerkers voor verwarring bij het gebruik van een spreadsheetprogramma. De basisstructuur van Excel leidt het werk niet, dus elk teamlid registreert het werk dat ze doen op de manier die ze nodig achten – als ze er überhaupt al aan denken iets in te voeren. Bij het gebruik van een projectmanagementprogramma vereist de structuur van de software al consistente en up-to-date invoer. Dus als een collega ziek wordt, zie je in één oogopslag wat de situatie is van zijn of haar project.

Onderschat ook uw medewerkers niet! Vaak is het bezwaar tegen het nieuwe systeem dat medewerkers geen commitment tonen. Vertrouw op uw team en geef een specialist de verantwoordelijkheid om de voordelen van het systeem aan de eindgebruiker te laten zien.

4. Verwerk gevoelige informatie veilig

Excel-bestanden kunnen relatief eenvoudig en moeiteloos worden gedeeld via cloudservices voor ondernemingsbreed gebruik, maar het is moeilijk om de informatie die erin verschijnt, af te bakenen. De meeste projecten bevatten gevoelige informatie die u misschien niet voor iedereen beschikbaar wilt hebben.

Dit betekent dat u verschillende Excels beheert en deelt, of bijvoorbeeld complexe beperkte mapstructuren in de cloudservice maakt. En opnieuw kost het tijd om het bestanden te bewerken en af te grenzen. Met projectmanagement software kunt u eenvoudig de toegang tot content beperken tot selecte gebruikersgroepen. Medewerkers hebben dan toegang om hun eigen projecten te bekijken, maar gevoelige informatie is beperkt tot degenen die er toestemming voor hebben.

De AVG zorgt ook voor uitdagingen met betrekking tot de gegevensverwerking. Elk bedrijf moet een bijzonder nauwkeurige registratie bijhouden van de naleving van de AVG-vereisten voor de beschikbaarheid en bescherming van informatie. Een Excel-bestand dat naar de cloud wordt geëxporteerd, voldoet misschien aan de vereisten, maar is ingewikkelder om te controleren dan software die vanaf het begin aan de wettelijke vereisten voldoet.

5. Kies een tool voor realtime rapportage

Realtime rapportage is belangrijk voor de besluitvorming. Met een werkende projectmanagementtool verlopen gegevensopslag en -verwerking naadloos en geautomatiseerd, waardoor het gemakkelijk is om gegevens uit het verleden te bekijken en forecasts te doen over de toekomst

Excel is geen rapportagetool, dus het ombuigen van zijn eigenschappen hiernaar verloopt uiteraard niet soepel. Hoewel u indicatieve gegevens uit Excel kunt ophalen, is het bijna onmogelijk om gemeenschappelijke historiegegevens van verschillende projecten op te halen – vooral als u op zoek bent naar een specifiek type informatie, zoals prijsinformatie van verschillende projecten.

6. Regel de facturering als onderdeel van het project

Hoe goed het Excel-systeem ook is gebouwd, de pijplijn voor projectbeheer breekt uiteindelijk bij de facturering. Een apart factureringssysteem zorgt automatisch voor een extra stap in het project wanneer gegevens van het ene systeem naar het andere moeten worden overgedragen. De transparantie van projecten lijdt eronder en het aanvragen van kostenrapporten om de besluitvorming te ondersteunen, levert extra werk op.

Met projectmanagementsoftware kunt u de informatie die u nodig heeft gemakkelijk importeren uit uw factureringssysteem. Rapportages over de rentabiliteit en kosten van projecten kunt u direct in Severa inzien, waardoor u geen kostbare werktijd meer kwijt bent aan het apart houden van berekeningen, het opvragen van informatie en het maken van rapporten.

Meer efficiëntie dankzij projectmanagementsoftware
Als u nog steeds Excel gebruikt voor projectmanagement, raden we u aan eens een softwareprogramma te proberen dat hiervoor is ontworpen. Naast de bovenstaande redenen, kunt u de software ook inzetten voor het bijhouden van de contacthistorie, het volgen van verkopen in de verkooppijplijninterface en de mogelijkheid om alle benodigde bestanden en links voor uw project rechtstreeks op het systeem op te slaan.


Visma Severa