Agile methoden voor projectmanagement

Projecten zijn complexe entiteiten die worden opgebouwd uit verschillende fasen en medewerkers. Zoals elke projectmanager weet, is het plannen van verschillende taken en het inzetten van medewerkers niet altijd een gemakkelijke taak. Om het projectmanagement te ondersteunen, zijn er methoden ontwikkeld om verschillende soorten projecten efficiënt en zonder onnodige vertragingen tot een succesvol einde te brengen.

U kunt projectmanagementmethoden zien als actiekaarten en tools om u te helpen de variabelen van een project te beheren. Sommige methoden geven precieze instructies en richtlijnen voor de voortgang van projecten, andere sturen in bredere lijnen. Welke methode u kiest, hangt af van de aard van het bedrijf en het project.

Agile projectmanagement is flexibel waar nodig

Houd bij het kiezen van een projectmanagementmethode in ieder geval rekening met de praktijken van je bedrijf, de beperkingen en doelen van het project, de complexiteit en omvang, en hoeveel risico men bereid is te nemen met het project. Sommige methoden lenen zich beter voor eenvoudigere en gestaag vorderende projecten, terwijl andere, flexibelere methoden passen bij snel veranderende projecten. Bij sommige projecten is het nuttig voor belanghebbenden of partners om de voortgang en informatie van het project te kunnen volgen via een gemeenschappelijke tool

Agile projectmanagementmethoden helpen teams te reageren op onverwachte situaties. Met agile methodes verdeelt u uw project in kleinere deelprojecten die gemakkelijker te behappen zijn dan een groot projectcluster. Het ad hoc wijzigen van plannen kan prima dankzij het aanpassingsvermogen en de flexibiliteit van de methoden.

Vergeleken met traditionele methoden zoals het watervalmodel of de daarvan afgeleide PRINCE2-methode, zijn de voordelen van agile projectmanagementmethoden juist gelegen in de flexibiliteit en het gemak van het starten van een project zonder verplichte, ingesloten plannen. Aan de andere kant leveren agile methoden geen nauwkeurige budget- of planningsprognoses op. Als uw klant waarde hecht aan nauwkeurigheid en vooraf schattingen wil ontvangen, of deze voor de uitvoering van het project belangrijk zijn, is de traditionele watervalmethode een betere optie.

“Agile projectmanagementmethoden helpen teams te reageren op onverwachte situaties.”

Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen, en niet één methode is geschikt voor alle projecten. Een goed gekozen methode helpt bij het projectmanagement; het maakt het werk soepeler, sneller en efficiënter en geeft ook meerwaarde aan de klanten. Hier volgen ​​vier agile en gemakkelijk aanpasbare methoden om uw team te stroomlijnen en uw projecttracking naar een hoger niveau te tillen.

Vier agile methoden

Lean

Lean, de grootvader van alle agile-methoden, richt zich op kwaliteit, snelheid en toegevoegde waarde voor klanten.

Het basisprincipe is om zo min mogelijk, zo efficiënt mogelijk te doen. U bereikt flexibiliteit onder andere door alle teamleden verantwoordelijkheid en vrijheid te geven. Omdat uw medewerkers persoonlijk verantwoordelijk zijn voor het werk dat zij doen, krijgen ze ook de vrijheid om te beslissen hoe ze dat het beste doen

Sterker nog, Lean is meer een denkmodel dan een rechtlijnige methode die u zegt hoe u de dingen moeten doen. Het richt zich op de kernactiviteiten van het project, probeert onnodige tussenstappen te elimineren en het werk tot een minimum te beperken.

Omdat projectmatig werk wordt opgebouwd vanuit de input en de expertise van elk teamlid, kunnen plannen niet van tevoren worden vastgelegd. De kritieke beslissingen worden pas zo laat mogelijk in het project genomen, wanneer er voldoende kennis over het onderwerp is vergaard.

Deze manier van denken is handig als het project zich specifiek wil richten op het overbrengen van waarde: alles wat niet direct waarde toevoegt, moet niet gedaan worden. Concentreer u dus op de doelen van uw klant.

Troeven:

• Biedt een agile flexibiliteit
• De klantgerichte werkwijze is gericht op het overbrengen van waarden en kwaliteit
• Stroomlijnt en vereenvoudigt het opstarten van een project, omdat u niet alles van tevoren hoeft te beslissen

Minpunten:

Werkt alleen als een principe en biedt geen directe actiemodellen of instructies
Vereist bijkomende tools als u het project wilt monitoren

Agile

Agile, oftewel de agile projectmanagementmethode, is gebaseerd op Lean.

Het principe van de methode is dat het project ruimte krijgt voor verandering. Nauwkeurige werkstappen en budgettering worden niet eens van tevoren gemaakt, omdat de flexibiliteit van de werkstappen in de methode is meegenomen.

Agile stelt medewerkers in staat hun eigen taken te beïnvloeden en geeft hen meer vrijheid en verantwoordelijkheid bij het toewijzen van resources. Waar Lean zich richt op het elimineren van onnodig werk en het doorgeven van waarde, is het primaire doel van Agile om functionele producten te produceren door te focussen op gebruikersbehoeften.

Er zijn verschillende Agile-methoden. De bekendste zijn Scrum en Extreme Programming. Oorspronkelijk werden Agile-methoden specifiek ontwikkeld voor softwareontwikkelingsprojecten, maar tegenwoordig worden ze ook veel gebruikt voor andere ontwikkelingsprojecten.

Agile-methoden bieden flexibiliteit en vrijheid om het project te managen en geven individuele teamleden meer verantwoordelijkheid om hun eigen werk te sturen.

Troeven:

• Het uiteindelijke doel van het project hoeft niet van tevoren te worden vastgelegd
• Tijdens het project leert het team meer over de veranderende factoren, waardoor projectmanagement steeds gemakkelijker wordt
• Biedt de mogelijkheid om het project aan te passen en flexibel vooruit te gaan

Minpunten:

• De planning en het budget kunnen van tevoren niet exact worden gedefinieerd
• Het team moet begrijpen hoe de methode werkt en in staat en toegewijd zijn om aan een zelfsturend project te werken
• Omdat doelen niet van tevoren zijn gedefinieerd, kan het eindproduct er heel anders uitzien dan het oorspronkelijke plan

Kanban

Het Kanban-bord is een visuele manier om de projectwerktaken en hun voortgangsfasen te presenteren.

In de Kanban-methode worden de taken weergegeven als kaarten, die op het Kanban-bord zijn gerangschikt in kolommen volgens het stadium van de taken. Visualiteit helpt het team knelpunten te vinden en een workflow te ontwikkelen.

Naast visualiteit is het doel van de methode om ontwikkelingspunten te helpen vinden en de hoeveelheid openstaande taken en onvoltooid werk te beperken. De methode is het meest geschikt voor gestaag vorderende projecten die toch een flexibele aanpak vereisen.

Troeven:

• Presenteert visueel de verschillende werkstappen en taken, evenals mogelijke jams en bottlenecks
• Naarmate doelen veranderen, is het opnieuw prioriteren van taken moeiteloos
• Lichtgewicht en flexibel, het is gemakkelijk om op te zetten en mee aan de slag te gaan
• Het is voor medewerkers gemakkelijk om deel te nemen aan het projectmanagement en zelf verantwoordelijkheid te nemen voor de voortgang van de deelprojecten

Minpunten:

• Vereist een relatief constant tempo van voortgang voor projecten en is niet geschikt voor projecten waarbij de hoeveelheid openstaande taken zich kan gaan ophopen
• Het team moet zich ertoe verbinden de tool te gebruiken en het Kanban-bord regelmatig bij te werken

Gantt

In het bijzonder kan het Gantt-diagram worden gebruikt om een ​​kritiek pad of een ketting te illustreren.

Het idee van de methode is om de meest kritieke taken voor de uitvoering van het project op te lijsten, waarvan de vertraging het succes van het hele project beïnvloedt. Met een Gantt-diagram beheert u de planning en resourcing van uw project.

In plaats van een methode of operationeel model, kan het beter worden gezien als een tool die het werk van de projectmanager vergemakkelijkt ter ondersteuning van andere methoden.

Bovenaan de Gantt-tabel staat een horizontale tijdlijn. De werkstappen staan ​​aan de linkerkant van de tabel onder elkaar weergegeven, zodat elke werkstap op een rij wordt weergegeven.

Werkzaamheden worden weergegeven als een kolom die wordt geplaatst op de rijen met werkstappen die moeten worden uitgevoerd, zodat ze beginnen op de tijdlijn op het punt waar de taak gepland staat om te beginnen en eindigen op het punt waar de taak gepland staat om te worden voltooid.

Met behulp van de strings die in het diagram zijn geplaatst, kunt u gemakkelijk de duur en volgorde van uitvoering van de verschillende werkstappen schetsen. U kunt zien wanneer elke stap moet worden voltooid en welke werkzaamheden moeten klaar zijn voordat de volgende fase kan beginnen.

Troeven:

• Eenvoudige en visuele technologie om de voortgang van een project te volgen
• De interface maakt het projectmanagement duidelijk, aangezien alle kritieke fasen van het project in één overzicht staan
• Het is gemakkelijk om de verschillende fasen van een project te volgen. U kunt zien welke taken onderling afhankelijk zijn
• Door de interface te delen met andere belanghebbenden, krijgen die een beeld van de tijd die nodig is voor het project en de onderlinge afhankelijkheid van het werkzaamheden, waardoor ze minder tijd besteden aan extra communicatie en vragen

Minpunten:

Een standaard Gantt-diagram toont alleen de werklast voor de periode waarin deze moet worden voltooid. De tabel houdt geen rekening gehouden met de werkelijke werktijden of bijvoorbeeld de veeleisende aard van het werk
Bij complexe projecten met meerdere stappen lijdt de visualiteit van de interface en kan het moeilijk zijn om een overzicht van de verschillende stappen te krijgen

Stroomlijn uw projectbeheer met de juiste tool

Welke methode u ook kiest, een effectief projectmanagement software helpt u de voortgang en het succes van uw project te bewaken.

Visma Severa heeft raakvlakken met verschillende projectmanagementmethoden en vergemakkelijkt met de Gantt- en Kanban-interfaces de traceerbaarheid van projecten en het registreren van taken en uren.

Met de gebruiksvriendelijke drag-and-drop-functie bewerkt en verplaatst u zonder moeite taken naar de juiste fase. In zowel de Kanban- als Gantt-weergave kan aan elke taak een eigen uitvoerder en deadline worden toegewezen, zodat er geen fase van het project wordt overgeslagen.

De tekortkomingen van het standaard Gantt-diagram zijn in Severa verholpen door de mogelijkheid om voor elke werkstap nauwkeurige werkbelastingplannen op te stellen.